Para sacarle el máximo provecho a las ventajas de la inteligencia artificial (IA) en la gestión de proyectos, las empresas deben realizar una adecuada implementación y alinear los equipos con estas tecnologías con el fin de optimizar la asignación de recursos, mejorar la toma de decisiones, reducir riesgos y aumentar la eficiencia operativa.
Las herramientas de inteligencia artificial (IA) elevan la eficiencia y productividad de las empresas en tareas críticas como la gestión de proyectos, pero estos beneficios solo se hacen efectivos si todos los actores involucrados en su adopción están alineados y capacitados para incorporarlas en su quehacer diario.
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Algunas de las prácticas que recomiendan importantes consultoras empresariales multinacionales para adoptar la IA y optimizar la gestión de proyectos son:
1. Fomentar la colaboración interfuncional
Según un estudio de McKinsey, las empresas que fomentan la colaboración interfuncional tienen un 36% más de probabilidades de experimentar un aumento en la productividad al implementar inteligencia artificial.
En la gestión de proyectos esto es fundamental, ya que al vincular las funciones y responsabilidades de los equipos de todas las áreas involucradas en los proyectos como por ejemplo la comercial, de mercadeo, operativa, de servicio al cliente, entre otras, se logra mayor fluidez en el uso de estas herramientas.
2. Involucrar a los stakeholders
Un informe de PwC revela que el 85% de los proyectos de IA exitosos incluyen a los stakeholders clave desde las etapas iniciales del proyecto. Es por eso que tener en cuenta a todos los grupos de interés desde el inicio ayuda a contar con su apoyo, compromiso y alineación con los objetivos de la implementación de la IA para la gestión de proyectos.
3. Realizar prácticas de gestión del cambio
La consultora Gartner, indica que las organizaciones con una gestión del cambio eficaz tienen un 70% más de éxito en la adopción de nuevas tecnologías como la IA. Desarrollar un plan de gestión del cambio que aborde las preocupaciones y resistencia del personal, y contar con una comunicación clara y continua sobre los beneficios y el impacto positivo de la IA en la gestión de proyectos es clave para ‘limar asperezas’ y contar con mayor apertura hacia la adopción de las plataformas.
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4. Propiciar y celebrar las pequeñas victorias
Según Forrester, las empresas que implementan IA en fases pequeñas y manejables tienen un 30% más de probabilidades de lograr una implementación exitosa. Comenzar con proyectos piloto o pequeñas implementaciones de la plataforma de IA definida para la gestión de proyectos es importante para demostrar rápidamente sus beneficios mediante la comunicación y visibilización de los casos de éxito, y así ganar la confianza del equipo y generar una mayor apertura hacia el uso de IA.
5. Capacitar al personal de manera continua
Un estudio de Deloitte muestra que el 62% de las empresas que invierten en capacitación continua sobre IA reportan mejoras significativas en la eficiencia operativa. Es vital proveer entrenamiento y recursos permanentes para la formación del personal para asegurar una comprensión y uso efectivo de estas herramientas de IA en la gestión de proyectos.
Así mismo, la capacitación a los gerentes y líderes y el fortalecimiento de una cultura de implementación de la IA desde los tomadores de decisiones, es fundamental para que sean ellos quienes motiven a sus equipos de trabajo en este proceso.
6. Realizar evaluaciones y ajustes periódicos
La firma Accenture asegura que las organizaciones que evalúan regularmente sus estrategias de IA tienen un 40% más de probabilidades de alcanzar sus objetivos de negocio. Así, es fundamental realizar una medición continua del desempeño de la IA en la gestión de proyectos y ajustar las estrategias según sea necesario para optimizar los resultados.
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