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Todo lo que debes saber sobre el documento soporte electrónico

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Tiempo de lectura: 3 minutos

A partir del 01 de agosto entró en vigencia la obligación de transmitir el documento soporte electrónico a la Dian para soportar los costos y gastos de transacciones realizadas con proveedores no obligados a emitir factura electrónica. Y aunque ya se van a cumplir los primeros 30 días de la entrada en vigencia de esta norma, aún quedan muchas dudas con respecto a este documento.

¿Cuándo debo transmitir el documento soporte electrónico a la Dian?¿Qué consecuencias tiene no transmitir el documento soporte electrónico?¿Qué impacto genera el cambio normativo en la gestión administrativa y contable de la empresa? Estas preguntas son pan de cada día en las empresas que manejan cuentas de cobro de proveedores.

La líder de soluciones empresariales de Misiónpyme, Viviana Barbosa, explica que para transmitir a la Dian este documento soporte sobre las cuentas de cobro se deben relacionar todas las retenciones de ley. “Esto implica un incremento de la carga administrativa porque esa transmisión se debe realizar semanalmente y hay dos opciones: emitir un documento soporte electrónico por transacción o acumular las cuentas de cada proveedor para transmitirlas el último día hábil de la semana.

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Según Viviana, antes de la vigencia de esta norma las empresas simplemente solicitaban una resolución a la Dian para anexarla a las cuentas de cobro de sus proveedores, pero no se debían enviar los documentos al ente de control sino que al cierre del año fiscal se incluían en la declaración de renta para soportar las deducciones por adquisiciones con no obligados a facturar. “El giro es de 180 grados, porque ahora la gestión de estas cuentas es semanal, lo que implica una revisión minuciosa de la retenciones para evitar errores en la información del documento soporte electrónico”.

De esa manera, la DIAN tendrá acceso a toda la información de las operaciones  de las empresas, en vivo y en directo. ¿Cómo facilitar la tarea de los departamentos contables en nuestras empresas? Pensando en la gran carga operativa que se genera con este cambio, Misiónpyme ofrece a las empresas la plataforma de Facturatech, una herramienta digital que brinda acceso a un Gestor de Proveedores en el que se registran todas las cuentas de cobro recibidas, se realiza la revisión en línea de cada una de ellas, se incorporan las retenciones de ley y se puede emitir el XML del documento soporte electrónico a la Dian cumpliendo con todos los requisitos de ley, como la firma electrónica.

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“Este gestor nos ayuda a trasladar parte de la gestión de las cuentas a los proveedores porque podemos registrarlos para que ellos se autogestiones en la plataforma de Facturatech, incluyendo el RUT, la planilla de la PILA, el certificado bancario y la cuenta de cobro”, dice la líder de soluciones empresariales de Misiónpyme.

Vale la pena señalar que la Dian recomendó a los empresarios solicitar una nueva resolución para acompañar el documento soporte electrónico  y evitar eventuales errores al momento de emitir el XML.

Mira el video en el que explicamos todo lo relacionado con el documento soporte electrónico y la mejor manera de evitar más carga operativa. 🎥
Duración del video (15 minutos)