Diligenciar, enviar, almacenar y consultar documentos oportunamente es fundamental para realizar de forma correcta los procesos de importación. Kargoru dispone de una plataforma para realizar la gestión documental de las operaciones de comercio internacional minimizando errores, agilizando los procesos y facilitando el acceso a la información oportunamente. Conoce aquí las mejores prácticas en gestión documental.
¿Estás cansado de llenar una y otra vez formularios con la misma información para realizar tus importaciones? ¿Has tenido que acudir de afán a la notaría más cercana para autenticar un documento que te exigen en la Aduana? ¿Se ha retrasado la nacionalización de la mercancía por errores que cometiste al suministar datos? ¿Quieres saber cómo resolver estos dolores de cabeza? La clave está en la gestión documental de tus procesos de comercio internacional y los aliados que puedes tener para realizarla de manera óptima.
El proceso de documentación relacionado con las importaciones de una empresa se debe definir antes de la llegada de la carga para prevenir errores que se traducen en demoras en los procesos de nacionalización de la mercancía y sobrecostos en rubros como el bodegaje en puerto.
¿Qué documentos deben ser el foco de este proceso? En la etapa previa a la importación se deben considerar los formatos relacionados con el inicio de una operación de comercio exterior con un nuevo proveedor, dice Álvaro La Rotta, country manager de Kargoru en Colombia.
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“Anualmente, importadores y exportadores tienen que diligenciar documentos de vinculación con los puertos por disposición de la UIAF (Unidad de Información y Análisis Financiero) y entregarles un poder en el que informan cuál es su agente de aduanas. El proceso se debe repetir por cada puerto, aunque en todos los formularios de vinculación se solicita la misma información, como razón social o NIT”, explica La Rotta.
Las pequeñas y medianas empresas, igualmente, deben renovar los mandatos aduaneros con el agente de aduana y en algunos casos también el formulario de vinculación. Adicionalmente, deben renovar la documentación como usuarios de los terminales portuarios, pues estos lo exigen, lo que implica actualizar formularios de vinculación y otros documentos que dependen de cada terminal. Este proceso exige autenticar algunos de estos documentos y si es el caso, realizar las correcciones pertinentes. En suma, representa una gran inversión de tiempo para los empresarios.
Para solucionar este dolor, la plataforma Kargoru permite a los empresarios diligenciar un formulario de conocimiento a partir del cual se prediligencian con los mismos datos los formularios adicionales que requieren. “Con solo digitar el NIT del empresario, la plataforma puede consultar en las Cámaras de Comercio los datos de una compañía. A futuro, a partir del NIT, el sistema podrá diligenciar datos como el nombre de una empresa en varios documentos”, afirma La Rotta.
La tramitología del comercio internacional
Pero ahí no terminan los retos de los importadores y exportadores. Una vez negocian con proveedores de transporte internacional y terrestre, agentes de aduana, compañías aseguradoras o agentes de carga, se empiezan a producir una infinidad de documentos como facturas o contratos de transporte relativos a cada operación.
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A esta lista se suman después la declaración de importación ante la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales), la declaración de impuestos y el manifiesto de aduana, que es la prueba de que la mercancía efectivamente fue nacionalizada en el país. Los agentes de aduana están a cargo de obtener esos documentos.
Pero, si por un error de gestión documental la factura presenta errores como el nombre incorrecto del proveedor o si los agentes de aduana no responden con rapidez ante eventos como este, no solo se verán imposibilitados para realizar su trabajo, sino que la nacionalización de mercancía tomará más tiempo.
Kargoru ha identificado que esas situaciones se presentan cuando los documentos relacionados con las importaciones o exportaciones se almacenan en un archivo en papel o en los computadores de los trabajadores de las empresas, lo que dificulta el acceso a ellos. Por eso, a través de esta plataforma, los centraliza en un repositorio y los pone en la nube para que los clientes puedan consultarlos y actualizarlos en cualquier momento y desde cualquier dispositivo.
“Otro proceso transversal que resulta desgastante para los empresarios es la autenticación de documentos. Hemos venido trabajando con soluciones mediante las cuales nuestros clientes diligencian sus formularios, los firman digitalmente y confirman su identidad a través de un mensaje enviado al email o al teléfono, una foto de su cédula y una foto de su rostro -asegura La Rotta-. Gracias a esta autenticación biométrica no solo se ahorran tiempos, sino que se ofrece mayor seguridad a los empresarios”.
Sin embargo, esta buena práctica aún representa un desafío, pues mientras algunos importadores o exportadores aún no la adoptan pese a ser más rápida y segura que la firma en papel y el sello convencional, algunos terminales marítimos o puertos y agentes de aduana aún son reacios a aceptar la firma digital a pesar de que está contemplada en la ley e, incluso, tiene validez ante un juez.
“Contar con proveedores logísticos idóneos es otra clave para que la gestión documental sea eficiente, pues estos son estrictos con respecto al tema y ayudan a las empresas a hacer su tarea con la anticipación que se requiere. Kargoru les facilita a los negocios el acceso a proveedores del mejor nivel porque aglutina a decenas de empresas, lo que representa un volumen interesante para cualquier proveedor”, concluye el country manager de la compañía en Colombia.
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