Resuelve las preguntas clave sobre el cierre fiscal y contable del año

15 de diciembre de 2023

El cierre fiscal y contable del año es un proceso de suma importancia para todas las empresas por sus implicaciones tributarias y financieras. Asimismo, también tiene complejidades que es necesario conocer y abordar atentamente para que el proceso sea exitoso.

Te compartimos las respuestas a algunas de las preguntas clave alusivas al cierre fiscal y contable, de la mano de Viviana Barbosa, contadora con especialización en Ciencias Tributarias y experta invitada al taller. Podrás usar esta información como guía en este proceso. Haz clic en la pregunta para descubrir la respuesta correspondiente.

1. Una vez recibida la cuenta de cobro de un proveedor, ¿cuánto tiempo tengo para emitir el documento soporte electrónico a la DIAN?

La DIAN ha determinado que los documentos soporte electrónicos sobre cuentas de proveedores se deben enviar el quinto día hábil de la semana en la cual fueron recibidos. Por lo tanto, deberían ser transmitidos el día viernes, pero si es festivo, la recomendación es hacer la emisión del DSE el jueves.

2. Si la empresa recibe las facturas de un proveedor el 31 de diciembre y se realizan los eventos de acuse de recibo y aceptación de la mercancía en la primera semana de enero del año siguiente, ¿puedo utilizar ese gasto como deducible en la declaración de renta del año anterior?

Ese gasto sí puede ser deducido de la renta, siempre y cuando antes de presentar la declaración respectiva haya realizado al menos dos eventos de la factura: acuse de recibo y aceptación de la mercancía o servicio. 

3. ¿En qué sección de la página web de la DIAN se pueden consultar los documentos electrónicos que la empresa ha emitido y recibido?

En este paso a paso conocerás cómo ingresar y consultar los documentos electrónicos emitidos y recibidos por la empresa, y registrados ante la DIAN.

4. En el Régimen Simple de Tributación solo son descontables los pagos de aportes a pensión de los trabajadores, ¿en este caso se puede deducir el pago de aportes de pensión de un socio?

Solamente si el socio es empleado de la empresa se podrá tomar como deducción el pago de los respectivos aportes a pensión.

5. En el caso de las compras de servicios en plataformas como Facebook y Google, ¿con qué NIT se deben reportar en el documento soporte electrónico a la DIAN?

En este caso, debe utilizar el NIT 444444444 que es el indicado por la DIAN para registrar las compras de bienes y servicios a proveedores del exterior.

6. ¿Es posible aplicar la deducción tributaria sobre facturas electrónicas por compras a crédito que recibí pero a las cuales no les he realizado el acuse de recibo y la aceptación de los bienes y/o servicios?

No es posible aplicar la deducción tributaria. En este caso, debe proceder a realizar los dos eventos mencionados antes de presentar las respectivas declaraciones de IVA y Renta.

7. ¿Qué pasa si al cierre del 2023 me quedan pendientes por emitir algunas nóminas electrónicas del año?

La recomendación es que emita las nóminas pendientes antes del 31 de diciembre del 2023, así podrá utilizarlas como deducción en la renta respectiva. Tenga en cuenta que por realizar el reporte extemporáneo se puede ver expuesto a sanción del 3% sobre el valor de las nóminas presentadas fuera de las fechas correspondientes.

8. ¿Se puede aceptar una factura que llega en una fecha posterior al corte establecido para realizar el cierre contable?

Esta decisión depende de las políticas de la empresa. Lo recomendable es que se informe de manera formal a los proveedores y empleados cuáles son las fechas máximas de corte para aceptar tanto las facturas de compras, como las cuentas de cobro de proveedores no obligados a emitir factura.

9. ¿Debo emitir documento soporte electrónico sobre las compras efectuadas a personas naturales obligadas a emitir factura electrónica?

No se debe emitir documento soporte electrónico en estos casos, pues existe una factura electrónica que soporta ese gasto.

10. Es frecuente que  muchas empresas no emitan los certificados de ingresos y retenciones a sus proveedores, en estos casos ¿es posible tomar esa retención en las declaraciones de impuestos aunque no se tenga el respectivo certificado?

De acuerdo con pronunciamiento de la DIAN, no se requiere tener el certificado porque se puede demostrar la aplicación de la retención con el pago realizado por el cliente.

11. En el caso de los descuentos comerciales que se registraron en la contabilidad pero sobre los cuales no se emitió nota crédito al cliente ¿se debe reversar el registro y generar la nota antes del 31 de diciembre?

Si el descuento comercial está registrado en la factura no es necesario hacer una nota crédito ni reversar el registro. Si este descuento comercial no quedó registrado en la factura, sí es necesario emitir la nota crédito.

12. ¿Las facturas de compras en el exterior deben reportarse a la DIAN en documento soporte electrónico?

Así es, según lo determinado por la normatividad relacionada con el ecosistema de facturación electrónica.

13. ¿Las cuentas de cobro de meses anteriores sobre las cuales no se ha emitido documentos soporte se deberían emitir a la DIAN antes del 31 de  diciembre?

De acuerdo con la normatividad, la emisión de documento soporte electrónico se debe realizar en los siguientes 5 días hábiles siguientes a la fecha de recibida la cuenta de cobro. Sin embargo, es recomendable que emita los documentos pendientes antes del 31 de diciembre para utilizarlos en las deducciones del año correspondiente. La Ley no contempla sanciones por la emisión extemporánea de documento soporte electrónico.

14. ¿Para los pagos de plataformas digitales que no emiten factura sino que debitan directamente a la tarjeta de crédito se debe emitir documento soporte electrónico?

Sí se debe emitir documento soporte electrónico, aunque le recomendamos gestionar el envío del invoice.

15. ¿Se puede descontar una nota crédito que no se transmitió a la DIAN?

Si la nota crédito no se transmitió a la DIAN no se puede descontar tributariamente.

16. ¿Se puede deducir de impuestos una factura que no aparece enviada a la DIAN? En este caso, el proveedor primero entregó un tiquete y luego envió la factura emitida por una persona natural.

Si la factura no fue emitida a la DIAN no es deducible. Le recomendamos reportar al proveedor ante la DIAN por negarse a entregar en debida forma la factura. En estos casos, la entidad puede aplicar sanciones a las empresas que se nieguen a emitir factura electrónica correctamente, incluso puede ordenar el cierre del establecimiento por un periodo determinado.

17. ¿Para poder deducir la nómina electrónica de diciembre, que se emite en los primeros 10 días de enero, debería adelantar la emisión?

No es necesario que realice la emisión de esta nómina en diciembre, pues la norma contempla su deductibilidad siempre y cuando la emita en los primeros 10 días hábiles de enero.

18. ¿Los peajes se pueden registrar con documento equivalente?

Según la resolución 165 de noviembre del 2023, a partir de febrero entra en vigencia la obligatoriedad de emitir documento equivalente electrónico para grandes contribuyentes y de manera gradual será obligatorio para otros contribuyentes. Hasta que le corresponda a su empresa, puede seguirlos transmitiendo con documento soporte electrónico.

19. Cuando un proveedor no está obligado a facturar pero está inscrito como facturador electrónico ¿puedo hacer documento soporte?

Si el proveedor está inscrito como facturador electrónico no puede pasar cuentas de cobro y su empresa no debería emitir documento soporte electrónico sobre la misma.

20. En el caso en que no se ha realizado el ingreso de un contrato pero sí se han registrado gastos ¿estos gastos pagados por anticipado se pueden dejar para el próximo año?

Para temas fiscales, el gasto se debería dejar registrado en el periodo en el cual el proveedor emitió la factura. Para temas contables sí podría dejarse para el próximo año. Le recomendamos consultarlo con su asesor contable.

21. ¿En qué casos se puede utilizar la nómina de ajuste?

La nómina de ajuste se utiliza cuando se registran errores en la emisión o la información de la respectiva nómina.

22. ¿La empresa puede girar el dinero a la secretaria o el gerente para que estos le paguen a los proveedores en efectivo?

De acuerdo con la DIAN, el giro de los dineros se deben realizar directamente a los proveedores. Recuerde que para deducir los pagos en efectivo, la Ley de bancarización impone un límite de 100 UVT para los pagos a personas naturales.

23. ¿El tope de 92.000 UVT para declarar el IVA bimestral es sobre los ingresos brutos?

Sí, aplica sobre el total de los ingresos.

24. ¿En qué cambia el Régimen Simple de Tributación -RST- respecto a los documentos electrónicos para el 2024?

De acuerdo con la resolución 165 de noviembre del 2023, a partir de enero del 2024 es obligatorio para todas las empresas del RST emitir los documentos electrónicos vigentes, según corresponda.

25. ¿Los retiros de cuentas de ahorros para pagos en efectivo son aceptados para deducción?

Todos los retiros bancarios deben tener un documento electrónico que los soporte, ya sea factura o documento soporte.

26. ¿Se pueden hacer pagos electrónicos a cuentas de personas diferentes al proveedor?

Desde el punto de vista fiscal no es conveniente realizar esta práctica.

27. Una empresa que empezó operaciones en el año 2023 y presentó declaración de retención sin firma de contador ¿lo hizo de manera correcta?

Está correcto porque hasta el año 2024 podrá validar la obligatoriedad de que lo firme el contador o el revisor fiscal, según los topes en los ingresos determinados por la ley para cumplir con este requisito.

28. Actualmente tengo revisor fiscal pero al término del 2023 la empresa no cumplirá con los topes para tener Revisor, por lo tanto se removerá este cargo ¿la declaración de renta la debe firmar el revisor fiscal o basta con la firma del representante legal?

La declaración de renta del 2023 no requeriría la firma del Revisor fiscal, siempre y cuando realice el cambio ante la Cámara de Comercio de su ciudad con antelación.

29. Si una empresa del Régimen Simple de Tributación realizó liquidación definitiva  al 31 de octubre  de 2023 y canceló registro en cámara de comercio durante el mes de noviembre y diciembre ¿para cancelar el RUT debe presentar la declaración consolidada hasta el 31 de octubre o hasta el 31 de diciembre?

Lo más recomendable es presentar la declaración hasta el 31 de diciembre.

30. ¿Las empresas agropecuarias tienen algún beneficio especial en los pagos en efectivo?

No existen beneficios tributarios específicos para los pagos en efectivo en las empresas del sector agropecuario.

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