A partir de hoy, la emisión de la nómina electrónica ya es una obligación para todos los empresarios e independientes que tienen empleados a cargo. La resolución 0013 del 2021 determinó que desde el primero de julio, las personas naturales y jurídicas que no están obligadas a emitir factura electrónica pero sí cuentan con personal con contratos laborales deben emitir la nómina electrónica ante la Dian.
Aquí te respondemos las dudas más frecuentes sobre la emisión de la nómina electrónica para quienes no están obligados a facturar.
¿Si no emito factura electrónica pero tengo la obligación de emitir la nómina electrónica debo habilitarme como facturador electrónico ante la Dian?
Quienes tienen la obligación de emitir la nómina electrónica ante la Dian deben habilitarse como facturadores electrónicos ante la Dian pero no tendrán que emitir resolución ni numeración, y tampoco tendrán que comenzar a emitir factura. Al habilitarse en la plataforma de la DIAN podrán continuar con el proceso de habilitación como emisores de nómina electrónica.
¿Debo emitir la nómina electrónica aunque solo tengo un trabajador en mi empresa?
Si ese trabajador tiene un contrato laboral contigo sí debes emitir la nómina electrónica ante la Dian. Estos empleados pueden tener contrato a término fijo, a término indefinido, por obra o labor o contrato de aprendizaje.
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¿Cómo verifica la Dian que estoy obligado a emitir nómina electrónica, si no la reporto?
Como empleador con personas a cargo, cada mes reportas a través de la Pila (Planilla Integrada de Liquidación de Aportes) los aportes a seguridad social por cada uno de tus trabajadores. Esto incluye el pago de EPS y Fondo de Pensiones. Esta información está a disposición de la Dian y es la base que le permite a la entidad verificar tus obligaciones como empleador.
¿Qué rubros se deben incluir en la nómina electrónica?
En la nómina electrónica se deben incluir los siguiente rubros:
- Devengos: todo ingreso que recibe el trabajador por prestar sus servicios a la empresa y que forman parte de su salario, según lo determinado en el contrato de trabajo suscrito con el empleador. Esto incluye, además de su salario, las comisiones, auxilios de transporte o rodamiento, auxilios de internet, bonificaciones, entre otros.
- Deducciones: son todos los descuentos que se le realizan al trabajador, como el 4% de aportes a EPS y Fondo de Pensiones, descuento por préstamos directos o créditos de libranza, descuentos por embargos de ley o cuotas alimentarias, entre otros.
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¿Cuánto tiempo tengo para emitir la nómina electrónica?
La nómina electrónica se debe emitir en los primeros 10 días hábiles del mes siguiente en que se causó y pagó al trabajador. Entonces, quienes deben emitir su primera nómina electrónica en julio, reportarán los pagos realizados en junio; el plazo máximo para hacerlo es el próximo 14 de julio.
¿Me pueden sancionar si no emito la nómina electrónica?
Sí hay sanciones. Quienes no emiten la nómina electrónica teniendo la obligación de hacerlo tendrán que pagar una sanción equivalente al 5% del valor de su nómina por cada mes que no cumpla con ello. Si la emisión se hace de manera errónea, la multa será del 4% sobre el valor de la nómina, y si se realiza de manera extemporánea, o fuera de las fechas establecidas, la multa será del 3% del valor de la nómina.
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