¿Sabías que todas las empresas, negocios e independientes deben cumplir nuevos requisitos para la recepción de facturas?

22 de junio de 2022

Persona con una calculadora haciendo cuentas

A partir del 13 de julio, todas las empresas, los negocios y los independientes que quieran descontar sus facturas de compras a plazos de sus impuestos tendrán que cumplir con las nuevas normas para la recepción de facturas.

Para acompañarte en el cumplimiento de las normas en esta materia, Misiónpyme realizará el próximo martes 28 de junio el entrenamiento virtual sobre Recepción de Facturas Electrónicas en el que despejaremos todas las dudas que tienes sobre los nuevos documentos electrónicos que exige la Dian. Inscríbete aquí

Mientras llega el día, te invitamos a conocer las respuestas a algunas de las dudas más frecuentes sobre esta nueva normativa.

¿Quiénes deben implementar los tres eventos en la recepción de facturas electrónicas por compras a plazos?

Todas las empresas del país están obligadas a cumplir con los tres eventos de recepción de las facturas electrónicas de compras a crédito, también lo deben hacer las personas jurídicas y naturales que no están obligados a emitir factura electrónica porque sus ventas no superan los $ 133.014.000 anuales en ingresos este año. Esto con el propósito de poder descontarlas de las declaraciones de IVA y de Renta, y para cumplir con los eventos que permiten que una factura se convierta en título valor.

¿Cuáles son los tres eventos que se incluyen en la recepción de facturas electrónicas a partir del 13 de julio?

Los tres eventos que se deben realizar con las facturas electrónicas emitidas por compras a crédito son:

  • Acuse de recibo de la factura (obligatorio)
  • Acuse de recibo de la mercancía o servicio (obligatorio)
  • Aceptación o rechazo de la factura electrónica (opcional)

¿En qué formato se deben emitir los documentos electrónicos relacionados con la recepción de facturas?

Se deben emitir en formato XML y enviarlos a validación a la Dian.

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¿Por qué una empresa tiene la obligación de cumplir con los eventos obligatorios cuando recibe una factura?

Porque tanto el acuse de recibo de la factura como el acuse de recibo de la mercancía o servicio tienen efectos fiscales, y permitirán que esa compra a plazos se pueda deducir en las declaraciones de IVA y renta.

Además, estos eventos permiten que la factura se considere título valor y pueda ser inscrita en el Radian para ser negociada en operaciones de factoring y confirming. También facilita el cobro de la cartera porque al ser un título valor se puede utilizar en procesos de cobro jurídico cuando la factura no ha sido pagada por el cliente.

¿Qué pasa si no acepto o rechazo la factura enviada?

Si no se acepta o rechaza de manera expresa la factura de un proveedor, cuando pasen tres días hábiles se tendrá la aceptación tácita de la factura electrónica, por lo tanto no se podrán emitir notas crédito para modificar las facturas.

¿Las facturas electrónicas por compras de contado también deben tener los tres eventos para que sean aceptadas fiscalmente?

Cuando se efectúan compras de contado, las facturas electrónicas emitidas no requieren los tres eventos previstos por la Circular 0085 del 28 de febrero del 2022 porque ya cuentan con la validación de la Dian y, por lo tanto, tienen efectos fiscales para utilizarlas como soporte de descuento tributario. Este procedimiento para compras a plazos se determina en el artículo 13 de la ley 2155 que fue desarrollada por la Resolución 0085. 

¿En la recepción de facturas también se requiere firma digital?

Sí, la firma digital es obligatoria porque permite comprobar que los documentos emitidos son legales, no repudiables y están validados por la Dian.

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¿Se puede emitir una nota crédito sobre una factura electrónica de un proveedor después de que recibió la aceptación tácita?

Si transcurrieron tres días hábiles después de dar el acuse de recibo de la mercancía o servicio, la factura cuenta con la aceptación tácita del comprador y no se podrán recibir notas crédito para modificar la factura.

¿Qué hago si no estoy de acuerdo con la factura que me envió un proveedor?

Según la Dian, si el cliente no está de acuerdo con el contenido de la factura que le envió el proveedor solo debe realizar el rechazo expreso de la factura. No tendrá que realizar los dos eventos previos: el acuse de recibo de factura, ni el acuse de recibo de la mercancía o el servicio.

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¿Existe un tiempo máximo para generar el acuse de recibo de una factura electrónica?

Aunque el término para realizar los eventos de la factura como título valor no está establecido por la Ley, se debe tener en cuenta que estos eventos sí son obligatorios para utilizar la factura como soporte de deducciones tributarias por compras y para el IVA descontable. Si no se facilita la generación de los eventos de la factura electrónica, podría entrar la Superintendencia de Industria y Comercio a investigar a la empresa por no facilitar la libre circulación de las facturas, corriendo el riesgo de ser multada.

Sabemos que tienes muchas dudas, por eso te invitamos a inscribirte ya al entrenamiento virtual que realizaremos el próximo martes 28 de junio. Haz clic aquí para registrarte.

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Galo