La adopción de este sistema genera un cambio en el proceso administrativo de las empresas, y trae oportunidades para el manejo de pagos, recaudos y ‘factoring’.
La fecha parece lejana: primero de enero de 2019. Pero no hay que confiarse. Adoptar el sistema de factura electrónica implica un cambio en la forma en que las empresas están acostumbradas a llevar su contabilidad y su facturación, y eso toma tiempo. La nueva factura es un movimiento contable generado en el sistema de información de la compañía, el cual genera un formato xml (datos y jeroglífico de datos) que lleva la firma digital, el código único de factura electrónica y el código qr.
Por eso, no es una decisión que se pueda dejar para último momento. Dependiendo del tamaño de la empresa y la complejidad de sus procesos, es necesario prever un tiempo adecuado para cumplir con las disposiciones de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN.
“Cuando se habla de facturación electrónica esta no se refiere solo a las facturas, sino a todos los documentos involucrados en este proceso, como son las notas débito, notas crédito y recibos de caja”, explica Fernando Guzmán, consultor senior de IHEF asesoría financiera.
En la práctica, la información del sistema contable se convierte en factura legal cuando el proveedor tecnológico certificado toma la información del sistema, genera el archivo y lo transmite a la DIAN en menos de 48 horas, o a los socios de negocios. Así comienza a generarse un flujo de información electrónica donde todas las aprobaciones o rechazos van a ser por esta vía.
De ahí la importancia de que las áreas financiera, contable, de impuestos y tecnológica trabajen conjuntamente, para adoptar el sistema y asegurar que funcione.
¿Cómo hacerlo?
El Decreto 2242 de 2015, que implanta el nuevo modelo, establece tres esquemas para la facturación electrónica: uno gratuito, suministrado por la DIAN; otro desarrollado por la propia empresa, y otro contratado con un proveedor tecnológico autorizado.
El sistema de la DIAN es más favorable para la micropyme, que cuenta con un nivel de facturación muy bajo, no tiene un ERP o si tiene uno no es de tipo robusto y puede generar la información de forma manual.
La DIAN también permite a las empresas hacer un desarrollo propio, pero según Juan Esteban Estrada, gerente de nuevos negocios de Bancolombia, esta opción puede no ser tan favorable porque aleja a la compañía de su core y la expone a no poder realizar las actualizaciones que exija la DIAN en los tiempos previstos por esta entidad.
La tercera opción es contratar un proveedor tecnológico que asesore, implemente y mantenga el servicio de factura electrónica. En este caso, es importante verificar que el proveedor esté autorizado por la DIAN.
Los costos para implementar la factura electrónica dependen de la complejidad de los procesos de facturación y, posteriormente, del número de transacciones que se realicen. Es importante preguntar muy bien los servicios que presta el proveedor, las cláusulas que pone y los costos ocultos que se pueden generar. “Tenga en cuenta que cuando una empresa le ofrece el servicio de facturación electrónica, cobra por transacción, esto quiere decir que cobra por la factura, por la nota débito, crédito y recibo de caja”, explica Fernando Guzmán.
Valores agregados
Tener un sistema electrónico de facturación genera oportunidades para optimizar procesos y empezar a contar con información en tiempo real. Una entidad que entendió el potencial de este cambio es Bancolombia, por eso se alió con Carvajal Tecnologías para brindar ese servicio. “Queremos hacerles ver a los clientes que detrás de la facturación electrónica hay beneficios, especialmente en eficiencias, que las compañías pueden lograr en procesos administrativos y financieros”, explica Juan Esteban Estrada.
Con esto en mente, los clientes que tengan la facturación con Carvajal pueden hacer una conciliación automática de las facturas pagadas a través de Bancolombia, de forma más eficiente y segura. Actualmente, el pagador puede consignar una alta cuantía que corresponda a la suma de varias facturas, por lo que para el receptor del pago no es fácil identificar cuál es el concepto que le están cancelando, a no ser que haya enviado previamente su base de datos al banco.
Con el nuevo esquema, la persona que hace el pago debe llenar un campo adicional con el detalle de la factura que está llenando y, de esta forma, Carvajal captura esta información y se la hace llegar al cliente.
Otro valor agregado que se genera con la facturación electrónica es que las empresas que tienen facturas por un tiquete de compra bajo se podrán beneficiar del factoring, un servicio que Bancolombia también prestará.
Como el Decreto 1349, que actualmente está en revisión, reglamenta la factura electrónica como título valor y establece tres días para la aceptación tácita de este documento, se bajarán los costos de este instrumento.
Hoy en día, es difícil tener la certeza de que el pagador aceptará la factura, y se requiere exigir una documentación excesiva para asegurar el proceso. Con la facturación electrónica, si el pagador no rechaza la factura en tres días, esta se puede salir a negociar en el mercado público sin ningún problema. “Esto permitirá la libre circulación y negociación de facturas y su masificación”, explica Estrada.
El tiempo pasa y la fecha de implementación de la factura electrónica se aproxima. Si su empresa no ha empezado a analizar los cambios que se generarán con el modelo y a prepararse para adoptarlo, es hora de tomar cartas en el asunto.