Oficina virtual: una alternativa que detona el crecimiento de las pymes

29 de mayo de 2024

Crecer implica asumir nuevas responsabilidades en materia de contratación de personal, implementación de herramientas tecnológicas y, por supuesto, ampliación de las sedes. Sin embargo, existen maneras inteligentes de hacerlo gestionando los gastos y costos operativos de manera efectiva. Conoce alternativas para crecer integrando las sedes físicas de tu empresa con sedes virtuales que mantienen tu operación conectada.

A mediados de febrero de 2020, dos meses antes de que se decretara el aislamiento por el coronavirus, Andrés se preparaba para estrenar una nueva oficina más grande con su equipo de trabajo. El contrato estaba firmado y solo faltaba girar el dinero de los muebles y los equipos de cómputo para proceder al trasteo.

Con el aislamiento, Andrés frenó la compra de los nuevos muebles, se amparó en fuerza mayor para deshacer el contrato de arrendamiento y se quedó en casa, al igual que todos sus empleados. Para centralizar todas las operaciones y mantener cohesionado al equipo, contrató un servicio de oficina virtual en la que le ofrecieron atención de llamadas telefónicas con su propio guión, una plataforma tecnológica para realizar videoconferencias y un conmutador con extensiones virtuales.

Fue tan efectivo el esquema, que aceptó que su ‘mano derecha’ se mudara a una ciudad más pequeña y cambiara su contrato presencial a uno 100% virtual. Han pasado cuatro años desde que los planes de crecimiento en una sede física se truncaron, pero la empresa de Andrés está imparable. Ha crecido en personal y en ingresos, sin tener que incrementar de manera significativa sus costos administrativos pues se mantiene con su oficina virtual y atiende clientes que se conectan a su plataforma desde Chile, Argentina, Estados Unidos, México y España.

La virtualidad como alternativa de crecimiento y optimización

Crecer genera nuevos retos para los empresarios y emprendedores como gestionar más personal, incorporarlos a su cultura organizacional y capacitarlos para que den el máximo rendimiento. Esa decisión de mudarse a una sede más grande también tiene implicaciones, pues incrementa los costos operativos y requiere significativas inversiones locativas para acondicionar el espacio.

Por otro lado, para muchos colaboradores una mudanza puede significar cambiar su rutina de transporte, incluso, afectar su calidad de vida cuando se incrementan los tiempos de desplazamiento. Esto lleva a que se presenten renuncias inesperadas, con la consecuente necesidad de abrir nuevos procesos de contratación.

Por eso, las oficinas virtuales son una alternativa muy efectiva para apalancar los planes de crecimiento empresarial, porque brindan flexibilidad y control de los costos operativos, mientras ofrecen una imagen corporativa a los clientes externos y proveedores porque las plataformas de comunicaciones que manejan integran servicio de PBX Virtual, que permite direccionar las llamadas a extensiones virtuales o a los teléfonos móviles de los colaboradores.

Las sedes virtuales permiten optimizar el uso de los espacios físicos

Alexandra es gerente comercial de una empresa de insumos agrícolas, su trabajo está en las fincas y predios rurales por lo que su puesto de trabajo permanece vacío el 90% del tiempo. “Si no estoy en campo, no facturamos. Por lo tanto, yo cargo mi oficina en el celular y en el portátil”, explica ella.

En las empresas de insumos agrícolas tomaron la decisión de utilizar la oficina de Alexandra para realizar reuniones y ponerla a disposición de otros empleados que tienen jornada laboral híbrida. De esa manera, no deben invertir en arrendar más espacios para ubicar a los nuevos colaboradores. Sus comunicaciones las gestionan y centralizan a través de una oficina virtual y toda su fuerza comercial cuenta con GPS que permite monitorear sus desplazamientos para garantizar su seguridad y validar las visitas que realizan a los clientes.

Las oficinas virtuales son una opción rentable, versátil, complementaria y escalable que permite a empresas de diversos sectores gestionar su rentabilidad y maximizar los beneficios de sus sedes físicas. 

Ten en cuenta estos cinco aspectos que debe garantizar una oficina virtual para que los colaboradores logren una mayor productividad:

  • Contar con herramientas tecnológicas para la realización de reuniones y conferencias con múltiples asistentes y alto grado de seguridad.
  • Garantizar un óptimo servicio de recepción de llamadas, buzón de voz y PBX virtual que permita direccionar las llamadas de manera efectiva a los diferentes colaboradores y notificar de manera instantánea sobre mensajes recibidos.
  • Tener servicios escalables, de tal forma que se incrementen los diversos servicios en la medida que la empresa los requiera como ampliar el número de líneas telefónicas, por ejemplo.
  • Incluir herramientas colaborativas que permitan, por ejemplo, chatear y compartir archivos entre los diferentes colaboradores de la empresa.

Ventajas de integrar sedes virtuales a sedes físicas

  • Optimizan los costos evitando usar el flujo de caja de la operación para cubrir costos administrativos y locativos.
  • Facilitan crecer de manera gradual, controlando el riesgo financiero porque se pueden escalar los planes en la medida que la empresa lo requiera.
  • Garantizan canales de comunicación de alta calidad, que facilitan la realización de videoconferencias y charlas en las mejores condiciones.
  • Integran de manera efectiva a los colaboradores que trabajan en las sedes físicas, los trabajadores remotos y a quienes desempeñan su labor en la modalidad híbrida.
  • Permiten que los colaboradores de la fuerza comercial y los altos directivos, que suelen pasar largos periodos fuera de la oficina, cuenten con todos los recursos digitales necesarios para estar en contacto con la sede principal, incluso cuando se encuentren en otros países y continentes.

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