Prácticas y habilidades clave para optimizar la comunicación en tu empresa

29 de mayo de 2024

El uso adecuado de tecnologías en procesos de comunicación puede transformar la eficiencia operativa y reducir los costos de las empresas. ¡Conoce las mejores prácticas y las habilidades necesarias para sacar el máximo provecho de estas herramientas!

Soluciones que facilitan la comunicación en las empresas como las oficinas virtuales, han emergido como una alternativa que facilita la interconexión de los equipos de trabajo desde cualquier lugar, al integrar soluciones de voz, mensajería y plataformas colaborativas en la nube.

De esa forma, se promueve la productividad laboral tanto dentro como fuera de las sedes físicas de las organizaciones. Según Luisa Moscoso, cofundadora & Business Operations Specialist de Nexova, con más de 10 años de experiencia liderando equipos de trabajo distribuidos en diferentes países, la clave del éxito de estas herramientas reside en los lineamientos y la capacitación que se brinda para su correcto uso y en las habilidades que desarrollan los trabajadores para utilizarlas.

De esta manera, si las empresas desarrollan un modelo estructurado para la apropiación de la oficina virtual, que cuente con información y capacitación detallada sobre todos sus componentes, guías prácticas, tutoriales y sesiones interactivas de entrenamiento, al igual que protocolos claros de uso, esto incrementará la eficiencia y satisfacción de los colaboradores con la herramienta.

Habilidades necesarias para implementar oficinas virtuales

Dado que la oficina virtual se utiliza de forma deslocalizada para que funcione de manera óptima se deben desarrollar y fortalecer ciertas habilidades en los colaboradores propias del trabajo remoto. Algunas de ellas, según Luisa Moscoso, son:

  1. Competencias digitales: sentirse cómodos con el manejo de softwares de videoconferencia, aplicaciones de mensajería instantánea, y plataformas de trabajo colaborativo.
  2. Comunicación efectiva: transmitir ideas de manera clara y concisa, tanto de forma escrita como verbal a través de las herramientas de la oficina virtual.
  3. Adaptabilidad y flexibilidad: adaptarse rápidamente a cambios que se puedan presentar en el funcionamiento de la herramienta para mantener la productividad.
  4. Capacidad de aprendizaje continuo: aprender continuamente y mantenerse al día con las novedades tecnológicas y las mejores prácticas para la utilización de la herramienta.

Impacto de las oficinas virtuales en las empresas

Diana Milena Liévano Patiño, directora de Mercadeo MiPymes y Móviles de la Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá (ETB), asegura que al hacer un uso adecuado de las oficinas virtuales por parte de la organización y los trabajadores, se logran beneficios que impactan de manera positiva la productividad y eficiencia de la empresa como:

  1. Menores costos operativos

La centralización de las herramientas de comunicación y colaboración en una única plataforma basada en la nube, permite una gestión más eficiente y una reducción de los gastos en software y hardware. Además, las soluciones de software como servicio (SaaS) eliminan la necesidad de mantener servidores internos, lo que disminuye los costos de TI y de personal especializado​​.

  1. Mayor flexibilidad y movilidad

Con la oficina virtual, los empleados pueden trabajar desde cualquier lugar, lo que ayuda a mejorar su satisfacción y productividad. También les permite llevar su trabajo a donde sea necesario, facilitando la continuidad del negocio en diferentes circunstancias​​.

  1. Orientación a resultados

Las herramientas de gestión de la oficina virtual permiten un enfoque claro en los resultados y objetivos de la empresa. La capacidad de hacer seguimiento de los proyectos en la nube en tiempo real, ayuda a que todos los miembros del equipo estén alineados con las metas de la empresa, mejorando la coordinación y la eficacia operativa.

Si quieres conocer más herramientas para una comunicación efectiva al interior de tu empresa que mejore la eficiencia de los procesos, reduzca errores operativos y fortalezca una cultura de alto rendimiento, no te pierdas nuestro webinar “Comunicación estratégica para impulsar la colaboración y la productividad laboral” con Luisa Moscoso, cofundadora de Nexova. ¡Dale play al video y revive el webinar aquí!

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