La Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) hizo un llamado a los empresarios para que hagan el trámite del registro de sus bases de datos, el cual vence el 30 de junio, y no lo dejen para última hora, en donde las empresas unipersonales, incluyendo tenderos, pequeños comerciantes y profesionales independientes, están obligados a presentar información. Aunque el 9 de noviembre del año pasado se venció el término para registrar las bases de datos, según información de la SIC, menos de 10.000 organizaciones cumplieron con la obligación, dispuesta por el régimen general de protección de datos personales, reglamentado por la Ley 1581 de 2012.
Dicha normativa cobija a todas las entidades de naturaleza pública, privada y sociedades de economía mixta. Entre los que sí cumplieron en su mayoría, dentro del primer plazo, estuvieron las actividades económicas del comercio al por mayor y menor; industrias manufactureras; actividades financieras y de seguros; actividades profesionales, científicas y técnicas, y empresas del sector de la información y las comunicaciones.
Según advierte el Ingeniero John Jairo Echeverry, director de Servicios Informáticos de la firma colombiana Adalid, especializada en seguridad de la información, “la protección del derecho de habeas data en el país ha venido acompañada de la debida regulación en materia legislativa y de una apropiada reglamentación en materia administrativa, sin embargo, la gran mayoría de las empresas, aún no se han alineado con la cultura de protección de datos personales”.
Esta cultura está relacionada con el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en bases de datos y en todo tipo de archivos, y se constituye en la principal herramienta de supervisión que tiene la Superintendencia de Industria y Comercio para ejercer la vigilancia y garantizar que se respeten los derechos de los ciudadanos en el manejo y la administración de sus datos personales.
Como lo asegura Echeverry, “nadie se salva de entrar en esta norma porque los responsables del registro son todas las sociedades, aunque tengan un solo empleado o activos muy pequeños. Además, es importante aclarar que incluso aquellos comerciantes u organizaciones privadas como conjuntos cerrados y edificios, están en la obligación de cumplir con esta obligación”.
Así mismo, tampoco importa la cantidad o tipo de datos personales que se administren, y si estos únicamente existen en físico y sin ninguna clase de sistematización, todos están cobijados.
Aunque la falta de pedagogía e información generó un porcentaje de registro muy pobre en su primera etapa de implementación, todos los obligados deben estar alertas y tener en cuenta el pazo del 30 de junio para evitar las severas sanciones que ya comenzaron a aplicarse y que van desde dos mil (2.000) salarios mínimos hasta el cierre temporal o definitivo de estas organizaciones.
¿Cómo registrar la bases de datos?
El procedimiento de registro es sencillo y rápido y debe realizarse a través de la página web de la Superintendencia de Industria y Comercio www.sic.gov.co por cada una de las bases de datos que manejen, por esta razón se recomienda previamente revisar si en la empresa se recolecta, almacena, usa o circula datos personales, bien sea en archivos físicos o electrónicos como mínimo de empleados, clientes o proveedores y si es así, cada base debe ser inscrita en el RNBD.
La Superindustria aclara además que este trámite no tiene ninguna excepción que excluya su aplicación por el tamaño de la empresa, el número de empleados que tenga o la cantidad o tipo de datos personales que administre, además es gratuito.
El Registro Nacional de Bases de Datos – RNBD – es el directorio público de las bases de datos sujetas a tratamiento que operan en el país, el cual es administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y de libre consulta para los ciudadanos.