¿Cómo prevenir fraudes por facturas falsas o proveedores ficticios?

13 de junio de 2022

Personas preocupadas mirando facturas electrónicas falsas

Todos los empresarios están expuestos a fraudes en el manejo de las facturas de sus proveedores, especialmente si se realizan compras en grandes volúmenes a un amplio número de empresas. Lo más triste es que además de salir tumbados, la Dian puede requerir a los empresarios estafados y multarlos por descontar de sus impuestos estas facturas falsas.

Los riesgos a los que están más expuestos, son las facturas falsas enviadas en formato PDF y los proveedores ficticios, que simulan ser parte de nuestra cadena de suministro para pasar cuentas inexistentes. 

¿Qué suelen hacer las áreas de compras y finanzas para prevenir estos riesgos? Usualmente, diseñan procesos de control más estrictos y contratan personal para que registre, valide y apruebe las facturas que soportan las compras. El problema es que manejar tantas facturas puede ser abrumador en el día a día de una organización. Además es muy costoso mantener el ritmo de contratación de personal para prevenir hipotéticos fraudes.

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¿Qué fraudes se pueden presentar en las facturas electrónicas de venta? 

La Dian ha establecido 16 requisitos que deben cumplir estos documentos para ser considerados válidos pero los delincuentes se las ingenian para realizar fraudes que muchas veces resultan exitosos. Los más frecuentes se dan en dos elementos clave de la factura electrónica de venta:

  • Falsificación del CUFE ó Código Único de Factura Electrónica: este código  está compuesto por 40 caracteres alfanuméricos que se toman de los diferentes datos que tienen las facturas. El CUFE permite que la Dian identifique la factura electrónica de manera inequívoca, sin importar en qué lugar del país se emitió.
  • Falsificación del Código QR de la Factura electrónica: este código permite identificar la información clave de la factura electrónica, como el emisor, el receptor, los precios y la fecha de emisión del documento.

El gran problema es que ni siquiera el ojo más entrenado podría detectar que estos dos elementos de la factura son falsos, por lo tanto, a diario se presentan este tipo de fraudes en las empresas colombianas de todos los tamaños.

[note style=»5″]? Los fraudes con facturas falsas usualmente solo se detectan cuando las empresas presentan sus declaraciones de IVA y Renta ante la Dian y algunos meses más tarde reciben un requerimiento porque algunas o muchas de las facturas presentadas no existen en su plataforma.[/note]

Las estafas con facturas falsas salen muy caras 

Viviana Barbosa, líder de Soluciones Empresariales de Misiónpyme y contadora con más de 12 años de experiencia en empresas del sector farmacéutico, señala que hace algunos meses vivió un episodio de terror cuando la Dian requirió a uno de sus clientes por varias facturas que no se habían registrado en su plataforma. 

“Presentamos las declaraciones de IVA y Renta y nos basamos en el pdf de las facturas que enviaron los proveedores para diligenciar los formatos. Infortunadamente, no teníamos la manera de detectar si estos documentos eran legítimos o no y nos hicieron un golazo. Tuvimos que presentar una corrección de las declaraciones ante la Dian, eliminando las facturas falsas, además nos aplicaron una sanción y nos cobraron intereses por las deducciones que nos habíamos hecho”, dice ella.

De esa forma, además de haber sido tumbados con las facturas falsas la empresa tuvo que ‘pagar’ su error ante la Dian, asumiendo más carga impositiva y el pago de intereses por un hecho del que fue víctima.

¿Quieres evitar los fraudes con facturas?

Lo primero que piensan los empresarios que quieren prevenir o dejar se sufrir por las estafas con facturas es en aumentar los controles en el manejo de proveedores, pero esto implica gastar más en personal y realizar altas inversiones en tecnologías que muchas veces no son suficientes para prevenir las estafas.

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La mejor manera de prevenir fraudes con facturas es implementar una plataforma de Recepción de Facturas Electrónicas, y aunque suena muy sofisticado en realidad se trata de una solución en la nube que permite chequear de manera automática la legitimidad de estos documentos, validando el código CUFE y el Código QR, también valida que la factura recibida efectivamente se emitió a cargo del NIT de nuestra empresa.

Para ayudar a los empresarios a prevenir estos riesgos de fraude, Misiónpyme seleccionó a Facturatech como su socio tecnológico para brindar la solución de Recepción de factura que permite validar todas las facturas de proveedores y detectar anomalías con anticipación. Lo mejor de todo es que no tendrás que invertir grandes sumas de dinero porque esta solución tiene un precio básico de apenas $ 47.900 que te permitirá validar hasta 30 facturas.

Lo mejor de todo es que te acompañaremos en todo el proceso de habilitación en la plataforma de Recepción de Factura ¡sin costo!

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¿Cómo funciona la plataforma de recepción de facturas de Misiónpyme – Facturatech?

El empresario que adquiere este servicio suministra a sus proveedores un correo electrónico al cual deben enviar todas las facturas electrónicas emitidas por las compras que realiza este cliente. El proceso de validación es automático, de tal forma que la plataforma hace lo siguiente:

  • Verificación que la factura se recibe con formato pdf y XML.
  • Validación del Código CUFE y el Código QR
  • Validación del NIT del cliente
  • Clasificación de las facturas válidas de las inválidas. Las facturas inválidas se envían a un SPAM en el que se reportan los motivos por los cuales no son válidas para que el responsable gestione con el proveedor respectivo.

Con la plataforma de recepción de facturas será casi imposible que la empresa sea víctima de fraudes con este documento. 

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Galo