Solo si emites factura y nómina electrónica puedes descontar estos gastos de la declaración de renta de personas jurídicas. Por eso es clave que verifiques si ante la DIAN reposan estos documentos que has enviado o recibido.
En Colombia, la migración hacia los documentos electrónicos que soportan la compra y venta de productos o servicios, entre otros, empezó hace varios años. Por eso, de ahora en adelante, la DIAN solo tendrá en cuenta las operaciones o transacciones realizadas a través de documentos electrónicos que reposen en sus sistemas para efectos de la declaración y pago de impuestos.
“La renta se paga de la utilidad, entonces todos los ingresos deben estar soportados por la factura electrónica de venta. Y los costos, como arriendos, nóminas y cuentas de cobro también deben estar soportados por los respectivos documentos electrónicos”, afirma Viviana Barbosa, líder de soluciones empresariales de MisiónPyme.
Esto es clave para los empresarios, pues significa que solo esas operaciones o transacciones podrán ser tenidas en cuenta al realizar deducciones o descuentos en impuestos como la declaración de renta. Además, serán las que la DIAN tomará en cuenta para verificar si lo declarado corresponde con la realidad y, dado el caso, imponer multas a quienes incumplan las normas tributarias.
El hecho de que ahora los soportes de los gastos y costos de una empresa queden almacenados en la DIAN, por otro lado, beneficia a los empresarios en la medida en que les ayuda a evitar errores en sus declaraciones de impuestos que más adelante se podrían traducir en el pago de millonarias sanciones. Entonces ¿qué documentos electrónicos se pueden consultar en la DIAN?
- Factura electrónica: cualquier empresa puede acceder tanto a las facturas electrónicas de venta que ha emitido como las que ha recibido a través de la DIAN. Además, se pueden descargar en formato PDF y XML.
- Documento soporte de pago de nómina electrónica: cualquier empresa puede acceder a estos documentos generados, que respaldan los pagos hechos a los empleados también a través de la DIAN.
- Documento soporte en adquisiciones con no obligados a facturar: cualquier empresa puede acceder a estos documentos que respaldan los pagos hechos a los trabajadores independientes mediante la plataforma de la autoridad tributaria.
Adicionalmente, cualquier empresa puede acceder a RADIAN para conocer si una factura electrónica cuenta con tres eventos: acuse de recibo de la factura, acuse de recibo de la mercancía o la prestación del servicio, y aceptación o rechazo de la factura electrónica, que es opcional.
Contar con estos tres eventos es indispensable para que la factura electrónica sea considerada como título valor y pueda negociarse mediante operaciones de factoring a través de RADIAN. El certificado necesario para realizar dichas operaciones también se puede generar a través de la plataforma, para lo cual es necesario tener el código CUFE de la factura que se quiere negociar.
MisiónPyme y Facturatech, de hecho, ofrecen a los empresarios las soluciones de facturación electrónica, nómina electrónica y documento soporte de nómina electrónica para que cumplan con las normas tributarias y puedan acceder tanto a deducciones como a descuentos en el pago de impuestos.