A diferencia de las personas naturales, las empresas no tienen un límite en las deducciones que pueden hacer en su declaración de renta y todos los costos y gastos pueden ser utilizados para reducir el pago de impuestos.
Aunque sea difícil de creer, muchas empresas dejan de utilizar las posibilidades que les ofrece el estatuto tributario para disminuir el pago de impuestos usando los descuentos y deducciones a los que tienen derecho.
Detrás de esta omisión está el desconocimiento de la legislación y la falta de una adecuada planeación tributaria. Y es que, a diferencia de las personas naturales, las jurídicas no tienen un límite en las deducciones que pueden hacer en su declaración de renta.
Según Viviana Barbosa, líder de soluciones empresariales de MisiónPyme, todos los costos y gastos realizados por las empresas durante el período o año gravable son deducibles en el desarrollo de cualquier actividad productora de renta, siempre que tengan relación de causalidad.
De hecho, esta posibilidad se ha visto reforzada por el despegue del ecosistema de facturación electrónica y comenzó a ganar fuerza en 2019. Tanto es así, que los pagos a través de billeteras digitales como Nequi y Daviplata también son deducibles del impuesto de renta.
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Estos son las descuentos y las deducciones
Pero, así como no hay límites en los descuentos y deducciones que pueden realizar las empresas, si las compras a crédito no tienen los tres eventos de la factura como título valor, no se puede deducir ese gasto de las declaraciones tributarias.
Según Barbosa, son tres las aceptaciones. La primera tiene que ver con el acuse de recibo de la factura; la segunda, con la aceptación de la mercancía o servicio, y la tercera, con la aceptación de la factura, ya sea tácita o expresa.
“Si las facturas de los proveedores no tienen estas tres aceptaciones, este gasto no se puede deducir de la declaración de renta”, dijo Barbosa al intervenir en el webinar de MisiónPyme “Todo lo que puedes deducir de tus impuestos”, realizado ayer. Agregó que “ahora que todo es electrónico, a la DIAN le queda muy fácil darse cuenta cuándo uno está incumpliendo con esta norma”.
Por otro lado, en cuanto a la nómina electrónica como costo y gasto, los primeros obligados a hacer uso de este recurso fueron los grandes contribuyentes desde diciembre de 2021, mientras que las pymes (de menos de 10 empleados) tuvieron plazo hasta mayo de 2022.
No obstante, para que la DIAN acepte las deducciones de los gastos de nómina, la empresa debe estar a paz y salvo por todo concepto: cesantías, intereses de cesantías, vacaciones, pagos a salud, ARL, caja de compensación, etc. y el contribuyente debe contar con los soportes electrónicos.
En el caso de las deducciones por pagos a contratistas, la empresa debe verificar la afiliación y el pago de las cotizaciones y aportes a la seguridad social, además de aplicar la retención en la fuente correspondiente.
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Entre tanto, en agosto del año pasado entró en vigencia el documento soporte electrónico. Se trata básicamente de que las empresas tienen que reportar a la DIAN todos los pagos que realicen a las personas que no están obligadas a facturar, por medio de este documento.
El reporte hay que hacerlo semanalmente porque lo que busca la DIAN es no perderles el rastro a esas personas. Y aunque esto puede suponer un trámite engorroso para las empresas, las soluciones de facturación electrónica suelen facilitar el cumplimiento de esta obligación.
Por ejemplo, la de Facturatech incluye un buzón tributario, que funciona como un correo electrónico, aunque todos los operadores deberían ofrecer un buzón tributario donde las empresas reciben todas las facturas de las compras realizadas a crédito y están creados los tres eventos de la factura como título valor.
Y aunque la DIAN ofrece una solución gratuita para realizar los tres eventos, hay que tener en cuenta que su plataforma suele tener inconvenientes y caídas que dificultan su uso, incluso cuando las empresas están realizando sus declaraciones de impuestos.
En el documento electrónico, además de las cuentas de cobro, se debe reportar todo lo relacionado con las compras a proveedores en el exterior, las compras realizadas por caja menor (siempre y cuando estén soportadas con el RUT de los establecimientos), así como los servicios prestados por contratistas que presenten su RUT.
Otras deducciones que hay que tener en cuenta están relacionadas con el 50% del gravamen de los movimientos financieros efectivamente pagados por los contribuyentes durante el respectivo año gravable, así como la del impuesto sobre las ventas pagado en la adquisición de activos fijos.
“El estatuto tributario permite llevar este IVA sobre activos fijos como un mayor valor del costo o gasto en la declaración de renta. Tal es el caso de los computadores, inmuebles o vehículo”, señaló Barbosa y recordó que también permite deducir del impuesto de renta hasta 100% de la depreciación causada por el desgaste o deterioro normal o por obsolescencia de bienes usados en negocios o actividades productoras de renta.
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Otros beneficios tributarios
En una coyuntura de altas tasas de interés, las empresas enfrentan los retos de optimizar el uso de los recursos de la caja y aprovechar las ventajas que otorga el estatuto tributario para reducir el pago de impuestos.
Además de los beneficios ya mencionados para esto último, el renting es una herramienta que las compañías de todos los tamaños y los emprendedores deberían tener en cuenta.
El renting consiste en un contrato de arrendamiento de vehículos nuevos, superior a 48 meses que incluye mantenimiento, seguros, lavadas ilimitadas y los impuestos; puedes cambiar de vehículo después del mes 4 de uso y cuando finalizas el contrato puedes comprarlo como usado o rentar uno nuevo.
Ximena Rentería, CEO y fundadora de Renting Wow, explicó en el mismo webinar que una de las ventajas del renting es que ayuda a liberar capital de trabajo para financiar otras actividades del negocio.
Rentería resumió los principales beneficios del renting, así:
IVA descontable según actividad
Gasto deducible de la renta
Optimización de activos
No se asume la depreciación del activo.