¿Cuáles son los pagos no constitutivos de salario y por qué es clave su manejo adecuado?

13 de agosto de 2023

En una relación contractual, el salario siempre debe ser el protagonista y los pagos extralegales tienen un límite del 40% del salario total del empleado. Conocer este tema es clave para evitar sanciones.

Según el Código Sustantivo del Trabajo, en un contrato de trabajo hay dos tipo de pagos al empleado: los que constituyen salario, es decir, aquellos que se toman como base para liquidar las prestaciones sociales y aportes al sistema de seguridad social, como salud, pensión y riesgos laborales; y los no constitutivos de salario, los cuales son: 

  • Las sumas que ocasionalmente y por mera liberalidad recibe el trabajador, es decir, porque el empleador lo quiso hacer.
  • Lo que recibe el trabajador en dinero o en especie no para su beneficio, ni para enriquecer su patrimonio, sino para cumplir a cabalidad sus funciones, como las herramientas de trabajo 
  • Las prestaciones sociales tales como primas, cesantías y vacaciones.
  • Los beneficios o auxilios habituales u ocasionales acordados convencional o contractualmente u otorgados en forma extralegal por el empleador, cuando las partes hayan dispuesto que no constituyen salario en dinero o en especie.

Felipe García, socio de Galo Estudio Legal, explica que la empresa debe tener en claro las reglas de juego en materia salarial en la relación contractual, porque cuando hay zonas grises el trabajador puede pedir la reliquidación de las prestaciones sociales, alegando que la liquidación de las cesantías, vacaciones, primas e intereses de las cesantías se hizo con una base salarial inferior a la real.

Además de eso, la empresa puede verse obligada a reliquidar los aportes al sistema de seguridad social y eso implica una moratoria y el pago de intereses si el ingreso base de cotización es superior o no era el adecuado, lo cual puede resultar oneroso para el empleado. 

“Cualquier incumplimiento de las normas laborales el Código Sustantivo del Trabajo faculta el Ministerio a imponer sanciones que dependiendo de su gravedad van desde 1 y 5.000 salarios mínimos”, explica el experto.

García explica que si la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales, UGPP, del Ministerio de Hacienda determina que la empresa hizo pagos no salariales cuando en realidad debieron ser constitutivos de salario incurre en una conducta de inexactitud, es decir, que hizo los aportes al sistema por debajo de lo legal y eso genera también su pago, intereses y sanciones.

Por ello, para evitar inconvenientes el experto de Galo Estudio Legal formuló las siguientes recomendaciones:

1- Cada vez que vaya a hacer un pago no salarial hay que encaminarlo en alguna de las cuatro modalidades que prevé la ley ya que a veces las empresas hacen pagos no constitutivos de salario y ni siquiera saben por cuál modalidad lo están haciendo.

2- La empresas deben revisar que el pago que están haciendo no depende y sea una exclusividad de una contraprestación directa del servicio. ¿Qué quiere decir eso? “La norma me dice que todos los pagos que hago como una contraprestación directa de servicios son salariales…entonces tengo que verificar que cuando estoy haciendo pagos no salariales no sean producto de una prestación directa de servicios por parte del trabajador”.

Por ejemplo, si se le paga una bonificación no salarial vendedor, así no haya cumplido con las metas, es claro que el pago lo  está recibiendo producto de su trabajo y seguramente si hay una reclamación la empresa va a enfrentar problemas.

3- Las empresas deben hacerse las siguiente preguntas antes de hacer un pago no constitutivo de salario: “¿Qué pasa si yo no pago esto? ¿Estoy en la obligación de dar este beneficio al trabajador?” Si la respuesta es no, ese pago seguramente puede ser considerado como un beneficio extra legal. Por ello, García recomienda que los empresarios se hagan las siguientes preguntas:  “¿verdaderamente esto se lo tengo que dar al trabajador? o es porque lo quiero dar y regalar? por ejemplo, la medicina prepagada, una prima extra legal de vacaciones o navidad. Si la respuesta es no, se puede considerar un regalo o beneficio adicional más allá de lo que la ley obliga a la empresa”.

En todo caso, el experto afirma que el límite máximo para los pagos no constitutivos de salario corresponde al 40% de la remuneración total del trabajador. En otras palabras, que el protagonista en la relación contractual siempre tiene que ser el salario, es es decir, que de ningún caso puede darse el caso de un empleado que gana $5 millones y que de esa suma solo $1 millón corresponden el salario y la suma restante no hace parte de su remuneración. 

Si tienes dudas en materia laboral, solicita una asesoría con los expertos de Galo Estudio Legal aquí

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