Las fiestas de la empresa sí son una actividad laboral

4 de diciembre de 2023

Las organizaciones que deciden celebrar la Navidad con eventos fuera de sus instalaciones deben reportar esa actividad a su ARL y evitar que personas en licencia por incapacidad asistan a estos eventos para evitar riesgos laborales. Te contamos 4 recomendaciones para disfrutar de las fiestas empresariales sin riesgos legales, según el abogado laboralista Juan Felipe García, de Galo Estudio Legal.

Las fiestas empresariales de Navidad o de fin de año son muy populares como espacios de recreación e integración de los trabajadores, pero es común que las organizaciones dejen de lado o desconozcan algunas precauciones que deben tomar en cuenta en la planeación y el desarrollo de estas celebraciones.

Este tipo de eventos, pese a no ser en un contexto de trabajo, al ser organizados por la empresa se constituyen legalmente como laborales, independientemente de si se realizan o no en horario laboral. Por ende, toda situación adversa que pueda llegar a ocurrir en esos espacios puede considerarse como accidente de trabajo.

Con esto en mente, es fundamental que las empresas se blinden con prácticas preventivas en caso de presentarse cualquier incidente, recomienda el experto en temas laborales Juan Felipe García, de la firma Galo Estudio Legal. Para ello, deben tener presente aspectos como si pueden o no suministrar alcohol, qué hacer de presentarse situaciones de conductas inadecuadas entre los colaboradores, entre otros.

Recomendaciones para fiestas empresariales sin riesgos legales

1. Obligaciones clave:

La empresa debe estar al día con los aportes al sistema de seguridad social de los empleados, al igual que los aportes a la ARL para cubrir cualquier eventualidad o accidente que se pueda presentar.

2. Reportes a la ARL:

Se debe reportar que se hará un evento, si se hará en un lugar diferente al domicilio de la empresa y confirmar quiénes asistirán. Es importante tener en cuenta que los colaboradores que se encuentran incapacitados no deben asistir al evento aunque sí es viable que participen quienes están en vacaciones, siempre y cuando se haga el debido reporte a la ARL.

3. Consumo de alcohol:

Para minimizar riesgos, se puede prohibir el consumo de licor. Por otro lado, si se va a suministrar, se recomienda enviar con anticipación a todos los trabajadores una circular firmada, donde la empresa aclare que se exonera de cualquier responsabilidad del desplazamiento particular entre las casas de los trabajadores y el lugar del evento. También se debe tener en cuenta que el consumo de licor debe hacerse siguiendo las políticas de prevención de alcohol y el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).

4. ‘Reglas de juego’ durante el evento:

Todos los reglamentos o políticas de la empresa aplican y se mantienen vigentes durante este tipo de eventos, por lo tanto, si el empresario identifica que en su reglamento empresarial actual no está prevista una situación que es posible que ocurra en términos de conducta o comportamiento de los empleados, se debe hacer un comunicado desde gerencia al respecto para prevenir o justificar cualquier sanción que se imponga por situaciones como acoso, discriminación o agresión en el marco del espacio.

Así, es posible minimizar los riesgos legales de las celebraciones de fin de año y evitar riesgos legales que pueden derivar en demandas y cuantiosos procesos ante tribunales. También es importante que, en caso de presentarse algún accidente o faltas a las obligaciones laborales en estos eventos, se haga el reporte ante la ARL o se inicien procesos disciplinarios con los implicados teniendo como marco lo estipulado en el Reglamento de Trabajo.

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Galo