La pandemia del coronavirus o COVID-19, sin que nadie lo haya imaginado, está poniendo varias cosas en evidencia. Por un lado, que la tecnología es más necesaria que nunca para garantizar el funcionamiento de un negocio, así como su sostenibilidad a mediano y largo plazo. Por otro lado, que lo digital se hace ineludible porque permite optimizar procesos en las organizaciones y, de esta forma, hacerlas más competitivas, sobre todo en un entorno como el actual.
Con la cuarentena, el teletrabajo y las teleconferencias muchas empresas están entrando en una transformación digital casi que sin proponérselo. Están utilizando herramientas digitales que les demuestran que el tema de la tecnología no atañe solo a los ingenieros de sistemas o a ciertos departamentos de la compañía.
Es el caso de sistemas como el Office 365, a través del cual Microsoft acompaña a las organizaciones en este proceso. Esta herramienta facilita el rendimiento de los equipos, incluso si trabajan de forma remota, porque se puede acceder a sus soluciones desde cualquier dispositivo y lugar, compartir archivos y hacerlo en un entorno digital en el que la información de la empresa y sus clientes está y viaja a salvo. También lo hace con Microsoft Azure, herramienta que facilita la migración de diversas operaciones de la empresa a espacios virtuales.
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¿Qué procesos o áreas del negocio se pueden transformar digitalmente gracias a estas herramientas y qué beneficios tangibles representan para el negocio? De adentro hacia afuera, en el primer escalón está el talento humano. Los colaboradores pueden crear, guardar, acceder y compartir información de una forma más organizada que antes y, de esta manera, ser más eficientes porque ahorran tiempo y dobles esfuerzos apoyados en la tecnología.
Esa facilidad de compartir datos remite, además, al departamento de mercadeo. Antiguamente, era impensable conquistar a un cliente o conocer a un proveedor por medio de una teleconferencia. Hoy, las reuniones en línea permiten la realización de la misma tarea en tiempo real sin desplazamientos, y con el valor agregado de poder configurar las plataformas para solo voz, voz y video, compartir pantalla, grabar las reuniones, entre otras funcionalidades.
Una de ellas, indispensable para estos departamentos, es la de administrar los contactos sin tener que recurrir a aplicaciones o plataformas adicionales. Esa información centralizada es útil para luego consultar la disponibilidad de clientes o colegas en caso de que se requiera agendar citas o hacer un seguimiento de los compromisos pactados. Se trata de datos y herramientas que se vuelven aún más relevantes en la medida en que crece el negocio.
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Como el objetivo de toda empresa es ofrecer un producto o prestar un servicio, es decir generar ventas, Office 365 también alivia la carga del departamento de finanzas al incluir un CRM (Outlook Customer Manager), que no solo ayuda a mantener en orden la base de datos de clientes, sino a rastrear las transacciones en curso, enviar facturas, administrar gastos y monitorear el flujo de efectivo del negocio.
Los directivos, por su parte, pueden coordinar mejor a sus empleados, establecer una programación del trabajo requerido y hacer un seguimiento más exhaustivo de su desempeño, sin que necesariamente deban trabajar en el mismo espacio físico. Así logran ahorrar tiempo y obtener mejores resultados porque se dedican a lo esencial y le restan tiempo de dedicación a tareas netamente operativas.
Inteligencia artificial, al alcance
Cualquier departamento de una empresa, así mismo, puede beneficiarse de otras de las bondades de Office 365 y Microsoft Azure: su capacidad para que las compañías, con una ayuda tecnológica y mucha imaginación, también puedan crear aplicaciones personalizadas y adaptadas tanto a sus necesidades como a su estructura organizacional con el poder de transformar sus principales procesos.
En este sentido, Microsoft se apalanca en la Inteligencia Artificial, sobre la cual existen varios mitos. Uno de ellos es que se trata de tecnología exclusiva para genios y otro, que no aporta mucho a los resultados de los negocios. Para romperlos bastan los ejemplos: ¿alguna vez ha hablado con un asistente virtual en un portal web o usado los traductores instantáneos mientras deambula por una ciudad que no conoce? Eso es Inteligencia Artificial.
Una de sus características principales es que, a través de ellas, los softwares pueden “aprender” tal como lo hacen los humanos. Esto significa que, si se programan correctamente, capturan datos en cada interacción con los clientes o los proveedores que luego les sirven a las empresas para diseñar estrategias comerciales altamente eficaces y dirigidas a personas o públicos segmentados y específicos.
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En la práctica, hay muchas maneras en las que las empresas se pueden beneficiar de esta tecnología. Una de ellas es implementarla en áreas como la de mercadeo o servicio al cliente para ofrecer experiencias personalizadas a los compradores y, de esta manera, incentivar su fidelidad hacia una marca. Otra es el control de inventarios en bodegas o almacenes para obtener a tiempo información sobre las unidades vendidas o por vender y evitar incumplir la oferta hecha al cliente.
Como estos, son innumerables los casos en los que la transformación digital ayuda a simplificar y facilitar procesos empresariales. Esto aumenta las posibilidades de éxito de los negocios y permite tanto a directivos como colaboradores centrarse en su crecimiento. Y hacerlo, en especial, en un entorno económico complejo que demanda de las empresas ser más estratégicas que nunca para continuar siendo competitivas en un mercado que, a causa de la pandemia, se está reconfigurando.