Con el auge del teletrabajo y el trabajo híbrido, el software de colaboración se ha convertido en una herramienta imprescindible para las empresas al punto que puede ayudarlas para mejorar la forma en que trabaja con clientes y contratistas.
Incluso antes de la pandemia, el trabajo en equipo rara vez había sido fácil y el auge del trabajo remoto y el híbrido han complicado más las cosas. De hecho, como millones de trabajadores en todo el mundo están descubriendo, cuando pasan algunos días separados de sus colegas, muchas veces es difícil mantener la sincronización de los equipos.
Sin embargo, las herramientas de software de colaboración prometen cerrar esa brecha y hacer que el trabajo en equipo sea más sencillo. Pero, como muchos trabajadores también han descubierto, las herramientas incorrectas pueden crear confusión y frustración.
Según Alexandra Samuel, columnista del Wall Street Journal y autora del libro “Cómo prosperar en el trabajo…Dondequiera que estés», al igual que cualquier silla de trabajo, que permite que cada persona pueda ajustar la altura y el ángulo de su asiento según le resulte más cómodo, un buen software de colaboración funciona de la misma manera, al permitir que los trabajadores ajusten su entorno de trabajo para que funcione para su propio estilo y necesidades.
Neil Patel, cofundador de NP Digital y un experto en marketing, señala que con equipos dispersos en diferentes ubicaciones, el software de colaboración se ha convertido en una herramienta imprescindible para las empresas.
“Desde simples registros hasta la gestión de proyectos de panorama general, estas herramientas hacen que sea más fácil para todos permanecer en la misma página. Las organizaciones pueden incluso usar software de colaboración para mejorar la forma en que trabajan con clientes, contratistas y partes interesadas fuera de la empresa”, explica.
Pero, para que la ‘magia’ funcione, las empresas deben encontrar la herramienta adecuada para satisfacer las necesidades y requerimientos de sus empleados, en un mercado que ofrece múltiples opciones, lo cual hace más difícil la elección.
Aquí presentamos algunas de las mejores opciones:
1- Miró
Miro es una opción interesante, ya que combina características de numerosas categorías de software distintas en una sola. Combina diagramas de flujo y software de presentación con otras características como mapas mentales y videoconferencias.
Y facilita el trabajo colectivo en todo momento. Puede usarse para esbozar un concepto o hacer una presentación de diapositivas, ya sea solo o con otras personas editando al mismo tiempo.
Con esta herramienta, los usuarios pueden conversar sobre cómo están trabajando mientras lo hacen o dar una charla mientras realizan llamadas de video y audio integradas en la misma pantalla. Ya sean tarjetas de Asana o películas de Vimeo, pueden mostrar medios extraídos de otras aplicaciones.
Ventajas
- Herramientas interesantes para el trabajo en equipo y las presentaciones.
- Riqueza de características.
- La integración con otras aplicaciones y servicios funciona bien.
Contras
- Los controles pueden ser frustrantes.
- Ciertos aspectos de la interfaz de usuario pueden ser confusos.
2- Asana
Para llevar a cabo un nuevo proyecto, la creatividad no es suficiente. También requiere estrategia y conciencia y Asana fue creada para ayudar en eso y para administrar proyectos complejos sin sentirse agobiado o sobrecargado.
Una mejor organización puede mejorar cualquier proyecto, y Asana busca fomentar esta mentalidad en los equipos. En los últimos años, Asana se ha convertido en una herramienta clave para la gestión de proyectos, especialmente entre aquellos que comienzan. Además, su diseño sencillo simplifica la visualización de toda la planificación en un solo lugar y hace que la gestión de proyectos sea fácil de manejar.
Ventajas
- Una solución completa de gestión de proyectos.
- Tiene una gran cantidad de características e integraciones.
- El plan gratuito es bueno.
- Muy adaptable y fácil de usar.
Contras
- La versión «business» es costosa, porque no es un software de colaboración de diseño dedicado.
- Saltos masivos de precios a través de los niveles.
- No hay servicio al cliente, y solo seguridad promedio.
3- Trello
Se trata de una de las herramientas digitales más efectivas para la organización y asignación de tareas por equipos. Facilita el trabajo remoto y el trabajo colaborativo gracias a la utilización de tarjetas, listas y tableros.
Además, permite a los usuarios organizar y dar prioridad a los proyectos según el calendario de tareas de la empresa.
Sin embargo, según sus críticos, no es la mejor opción para la gestión de proyectos porque carece de funciones para gestionar y reequilibrar los recursos en numerosos proyectos. El nivel gratuito de Trello también puede no ser práctico porque solo se le permite usar un complemento por tablero y solo se puede acceder a varias funciones a través de complementos.
Ventajas
- Software Kanban flexible y personalizado.
- Ofrece aplicaciones de escritorio y móviles.
- Interfaz fácil de usar.
Contras
- Muchas características requieren complementos.
- Difícil de usar como un software de colaboración creativa.
4- Notion
Cuenta con una interfaz amigable e intuitiva que permite organizar las tareas, proyectos y trabajar en equipo.
De hecho, el uso de herramientas para el trabajo remoto facilita la división de labores, la comunicación y el feedback laboral; y la visualización de los planes de acción a seguir a través de un calendario de tareas.
Según Forbes, “si eres parte de la economía de los creadores o te dedicas al marketing con un equipo pequeño que necesita un espacio de trabajo colaborativo, Notion es una buena solución. Puede mantener toda la información, ya sea en forma de texto, imágenes, archivos o bases de datos, en un solo lugar, interconectada, etiquetada y categorizada para facilitar la búsqueda más adelante”.
«Los usuarios han reportado problemas de seguridad con Notion, por lo que debes tener cuidado con los archivos que subes a sus páginas. Sin embargo, su plan gratuito tiene todas las funciones necesarias para administrar proyectos ilimitados para individuos, con colaboración en tiempo real, uso compartido de enlaces y acceso para hasta 5 invitados. Trello no permite invitados en su plan gratuito y ClickUp no permite personalizaciones de permisos».
5- Zoho Proyects
Se trata de una de las herramientas de colaboración más populares y fáciles de usar del mercado actual. El software facilita que los equipos colaboren, planifiquen y realicen un seguimiento del trabajo de manera más eficiente.
Al tratarse de una solución basada en la nube, puedes usar Zoho Projects para colaborar y administrar tareas desde cualquier lugar.
Zoho Projects incluso tiene soluciones específicas de la industria para categorías como desarrollo de software, bienes raíces, construcción, marketing, educación y más.
Es de uso gratuito para tres usuarios. Está limitado a dos proyectos, pero obtienes las herramientas de gráficos y la aplicación móvil. Los planes premium comienzan en US$6 por usuario por mes y funcionan para hasta 50 usuarios.
Fuentes: