El establecimiento de la cuarentena por cuenta de la pandemia del coronavirus tomó a un gran número de empresas por sorpresa, pues no estaban preparadas para enviar a sus colaboradores a trabajar desde casa y, al mismo tiempo, continuar siendo efectivas y productivas en sus procesos y operaciones.
A esto se suma un escenario que ya no dará marcha atrás: el trabajo colaborativo. Este ya no es una opción, sino una necesidad; no es una moda, es una tendencia en el mundo empresarial. A través de este se da una mayor interacción entre personas y equipos, y entre estos y los clientes o proveedores. Por eso, es indispensable que las empresas se inserten en los llamados espacios modernos de trabajo.
“En la actualidad, cuando hablamos de productividad, tenemos que ir más allá de la gestión de correo y la tradicional ofimática”, afirma Juan Carlos Arias, líder de la estrategia de adopción de tecnologías de nube en Microsoft. Precisamente, las herramientas de Office 365 les permiten a los empresarios interactuar en ese nuevo escenario laboral con el fin de lograr mejores resultados para el negocio.
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¿Qué ventajas representan estas herramientas para las compañías? Juan Sebastián Carmona, especialista en espacios modernos de trabajo de Microsoft, explica que las soluciones que hacen parte de Office 365 están diseñadas para ayudar a los empresarios a desplegar procesos relacionados con la estrategia de negocio y la cultura organizacional.
Dichas herramientas se sustentan en cuatro pilares:
- Colaboración. Tradicionalmente, una persona crea un archivo (o documento), lo envía por correo electrónico a su equipo y por esa misma vía recibe comentarios de cada uno. Las soluciones de Microsoft, mejoran las prácticas de trabajo en una organización al permitir que un equipo pueda trabajar al mismo tiempo en un solo documento.
- Inteligencia. La capacidad de tomar mejores decisiones o contar con información clave para el negocio, que conlleve a que sus procesos sean más eficaces.
- Movilidad. Permite a los colaboradores acceder a la información desde cualquier dispositivo para que sean productivos en cualquier lugar.
- Seguridad. La información, tanto de la compañía como de clientes y proveedores, viaja (va y viene) protegida todo el tiempo.
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Office 365 en la práctica
Por medio de Office 365, las empresas pueden materializar su transformación digital. Pero adquirir estas herramientas no basta para lograrlo, se requiere que todos los empleados y directivos las adopten e implementen con la convicción de que sí facilitan sus procesos, lo que se refleja en los balances del negocio.
En términos prácticos, lo anterior significa que con Office 365 las empresas tienen acceso a programas como Word, Excel y Power Point; al correo electrónico y a OneDrive. Esta última es la aplicación de gestión documental en la nube mediante la cual no se requiere del almacenamiento de información en computadores.
Igualmente, de la suite hace parte Microsoft Teams, herramienta de colaboración con funcionalidades como chat, compartir archivos en nube con los participantes, organizar reuniones virtuales, crear cronogramas de trabajo, entre otras posibilidades para que las personas y equipos puedan desempeñar mejor sus tareas y proyectos.
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Office 365 también tiene unas joyas ocultas que pueden facilitarles a muchos empresarios el día a día de su trabajo, especialmente en un entorno como el actual, de cuarentena y aislamiento social, que sin duda se extenderá para restarle campo de acción al virus que ocasionó la pandemia.
OneNote, por ejemplo, es un blog de notas con funcionalidades como el dictado (plasma audio en texto), la inserción de notas de voz o trazos a mano alzada en un documento y, tanto la realización como la consulta de actas de reuniones, documentos que no siempre están a la mano de los participantes en las mismas, lo que dificulta el seguimiento a los compromisos pactados.
Si la necesidad de la organización es comunicar a sus colaboradores información clave, puede recurrir a SharePoint y generar sitios internos que se alimentan de forma intuitiva. Por otro lado, si lo que requiere es conocer opiniones sobre un tema específico, puede usar Forms para generar formularios, cuestionarios, encuestas o evaluaciones.
Con Yammer, adicionalmente, es posible crear una red de gestión colectiva del conocimiento, similar a una red social, para compartir con otras personas en foros, obtener datos de los expertos participantes en ellos y conservar la información o el histórico de las conversaciones sin temor a que se pierdan o borren.
Finalmente, para las organizaciones es clave tener flujos de trabajo automatizados que ahorren tiempo al personal y costos, Office 365 también incluye Power Automate, especializada en esta función que se programa según las necesidades de cada compañía sin necesidad de tener conocimiento en código y que, como ocurre con todas las herramientas de Office 365, se adapta con el fin de que los empresarios puedan sacar el máximo provecho de estas herramientas.
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