A partir del 1 de julio, toda empresa en Colombia, sin importar su tamaño y/o número de empleados, deberá emitir comprobantes de pago de nómina de manera electrónica. Sí, se acaban los desprendibles en papel, esos que cada semana, quincena o mes, entrega a sus colaboradores con el reporte de su salario y las deducciones que tenga a lugar.
Esta medida establecida por la DIAN (y reglamentada por la Resolución 000013, del 11 de febrero de 2021) es un paso más en el proceso de transformación digital que adelanta el país, que en este caso busca lograr un mayor control tributario por parte de la entidad, pues cada mes el empresario debe enviarle esta información.
En esta nota le contamos todo lo que debe saber sobre este proceso.
¿Qué es la nómina electrónica?
Es un documento digital que soporta el pago que realizan los empleadores a sus empleados, con el salario devengado, el neto a pagar, aportes parafiscales, pagos a fondos de pensión, préstamos, descuentos, etc.
Las empresas deben generar un soporte de pago de nómina electrónica por empleado y transmitir el paquete de soportes de todos los colaboradores a la DIAN al mismo tiempo cada mes.
¿Cómo le mando la información a la DIAN?
Esta información deberá enviarse en formato XML (que encripta datos para que sea más fácil su transmisión y lectura en diferentes plataformas) firmado digitalmente, como hoy se hace con la factura electrónica. La DIAN validará esta información y, posteriormente, la nómina electrónica podrá consultarse en un portal que será habilitado para tal fin.
¿Necesito de un software especial para esto o debo contratar a un tercero que lo hace?
Para el proceso de transmisión de la nómina electrónica a la DIAN, las empresas no requerirán contar con un proveedor tecnológico especializado. De hecho, la DIAN pondrá a su disposición una herramienta gratuita para que ellas mismas realicen el proceso de envió del documento XML.
Así mismo, podrán usar sus propios sistemas contables y los sistemas de los operadores de la PILA (Planilla Integrada de Liquidación de Aportes), muchos de los cuales se están preparando para prestar este servicio.
Aunque los proveedores tecnológicos que ya ofrecen factura electrónica, sin duda alguna, van a tener un rol importante en el proceso porque ya cuentan con experiencia.
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¿Cómo es el proceso?
Básicamente son tres pasos, según Mario Márquez, gerente de Factura Electrónica de la DIAN:
“Generar”: las empresas deberán obtener la información de la nómina de sus empleados, uno por uno, de sus softwares de nómina o del sistema donde la tienen almacenada. Los sistemas ofrecidos por los operadores tecnológicos deben estar en la capacidad de generar el archivo XML y de firmarlo digitalmente, pues esto garantiza la autenticidad del documento y hace que el firmante responda en dado caso por la información contenida en él.
“Transmitir”: a través de los sistemas ofrecidos por los operadores o la DIAN, el XML se enviará a esta entidad en los 10 primeros días del mes siguiente a la liquidación de la nómina. Por ejemplo, si esta se emite el 30 de enero, del primero al 10 de febrero los soportes electrónicos de todos los empleados deben enviarse a la DIAN.
Esta entidad, rápidamente, validará la información y devolverá otro archivo con la respectiva aprobación. Si hay lugar a un rechazo de la nómina, lo notificará para que la empresa haga los ajustes necesarios.
“Consultar”: una vez aprobado el soporte de pago de nómina electrónica, las empresas tendrán que poner a disposición de sus empleados la información de ese pago para su consulta. Cada soporte tendrá una representación gráfica (documento en PDF) y un Código Único de Nómina Electrónica (CUNE).
Los empleados podrán conectarse a un portal de la DIAN y revisar sus desprendibles de pago históricos fácilmente.
¿Y el empleado cómo se entera de sus pagos y descuentos?
El empleador puede enviarle el nuevo ‘desprendible’ electrónico vía correo electrónico para notificarle su pago. Sin embargo, este puede ser consultado y descargado a través del portal web del proveedor tecnológico de nómina electrónica. Si la compañía cuenta con un portal donde los colaboradores habitualmente descargan información, comprobantes, etc. también se puede incluir el desprendible electrónico por ese medio.
¿Todas las empresas deben hacerlo?
Sí, todas están obligadas a implementar este sistema, sin importar su tamaño y así solo tengan un empleado en su nómina. Este número solo se tendrá en cuenta para el inicio de la implementación del soporte de pago de nómina electrónica, que de acuerdo con la Resolución 000013 de febrero 11 de 2021, es así:
| Grupo | Fecha de generación | Fecha de envío a la DIAN | Número de empleados |
| 1 | 1/07/2021 | 1 a 10 de agosto | Más de 251 |
| 2 | 1/08/2021 | 1 a 10 de septiembre | Entre 101 y 250 |
| 3 | 1/09/2021 | 1 a 10 de octubre | Entre 11 y 100 |
| 4 | 1/10/2021 | 1 a 10 de noviembre | Entre 4 y 10 |
| 5 | 1/11/2021 | 1 a 10 de diciembre | Entre 2 y 3 |
| 6 | 1/12/2021 | 1 a 10 de enero de 2022 | 1 |
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¿Qué beneficios tiene la nómina electrónica?
De acuerdo con Mario Márquez, gerente de Factura Electrónica de la DIAN, esta medida le permite a las empresas apostarle a la digitalización de su información, la desmaterialización de papeles y los ahorros en el resguardo de facturas o envío de correspondencia física.
Por su parte, los empleados van a tener una mayor tranquilidad con respecto a la liquidación de sus prestaciones sociales, comisiones o auxilios porque la DIAN, como entidad de control, exigirá a las empresas que esta información esté perfectamente calculada antes de ser reportada.
Además, en vez de tener que archivar y acumular sus desprendibles de pago para comprobar sus ingresos, podrán aprovechar la consulta electrónica. Por ejemplo, si alguien quiere arrendar un inmueble o solicitar un crédito y le solicitan información sobre sus ingresos, podrá enviar solo los códigos correspondientes a sus nóminas electrónicas para que quien lo desee consulte los datos virtualmente.
¿Debo ajustar procesos internos de mi empresa para cumplir con la nómina electrónica?
La idea es que con el apoyo y acompañamiento de un proveedor tecnológico de nómina electrónica se pueda llevar a cabo la implementación de este proceso de forma eficiente. Sin embargo, si no se cuenta con un software de nómina se recomienda implementarlo, porque si no es estrictamente necesario para presentar la nómina electrónica a la DIAN, facilita en un 90 % la primera parte del proceso, en la cual como empresa se debe mapear y extraer todos los datos necesarios de los colaboradores para cumplir con los requerimientos. Con un software se resguardan los datos organizados, se ahorra tiempo y se evitan errores en la información. Adicional, éstos están integrados con los proveedores tecnológicos, por lo tanto, se puede llevar todo el proceso de nómina electrónica desde un mismo lugar.