Aunque la DIAN ha agilizado las devoluciones, cada vez más les cierra más las puertas a la evasión y a la elusión tributarias gracias al despegue del ecosistema de facturación electrónica.
El pasado 13 de julio, MisiónPyme realizó el webinar “Resuelve tus dudas sobre la emisión de documento soporte electrónico para las compras en el exterior” en el que la experta Viviana Barbosa resolvió una gran cantidad de inquietudes sobre este instrumento clave para la autoridad tributaria.
Durante el mismo evento, que convocó a más de 200 miembros de la comunidad de empresarios de MisiónPyme y ya registra más de 450 visualizaciones en YouTube, surgieron nuevas inquietudes que respondió Barbosa:
1- ¿Qué tipo de compras en el exterior deben contar con documento soporte electrónico para ser deducibles de impuestos cuando el proveedor cuenta con NIT, como es el caso de Facebook que no emite factura?
Si tiene un NIT en Colombia es porque opera en el país y tiene documento equivalente. Aunque Facebook y Google tienen NIT, no envían una factura electrónica sino un documento equivalente, que tenemos que reportar en el documento soporte electrónico. Si no lo enviamos a la DIAN, no se puede deducir. Si algo queda por fuera de los documentos electrónicos, no lo podemos deducir. Allí también entran las cajas menores, todo debe quedar en el documento soporte electrónico.
Ningún proveedor de servicio o de compra puede quedar por fuera en el documento soporte.
2- ¿Los pagos de Google y Amazon que se realizan con tarjeta de todos modos deben entregar el comprobante de pago?
La tarjeta de crédito no es un soporte. El soporte es el comprobante de pago, la factura, o el recibo que envía la franquicia. Todos esos documentos equivalentes tienen que estar a nombre de la empresa. No pueden estar a nombre del representante legal o de quien trabaja en contabilidad. Obviamente cuando emitimos ese documento soporte no tenemos que enviar ningún adjunto, pero sí guardarlo porque en algún momento la DIAN va a requerir al contribuyente para ver si está a nombre de la empresa.
3- ¿Las compras de materias primas en el exterior requieren documento soporte, o basta con la declaración de importación?
Sí hay que enviar el documento soporte, por más que tengamos la declaración. Ese es otro tema que utilizan otras áreas, pero sí tiene que tener el documento soporte. Es mejor no omitir esa obligación para evitar dolores de cabeza cuando queramos hacer la deducción y emitir el documento soporte sobre la adquisición de esos activos en el exterior. Una cosa es el procedimiento de importación y otra el manejo tributario de la operación.
4- ¿Las compras en el exterior de los períodos enero a junio del 2023, a las que no se les hizo documento soporte, se puede hacer ese procedimiento en julio y agosto?
La norma es clara y dice que hay que hacer el reporte semanalmente. El contador debe mirar los riesgos, ya que estamos hablando del 2023. Pero puede ser que la DIAN en una revisión los rechace porque no fueron emitidos en el momento oportuno. Pero es más riesgo si llega diciembre y no se ha hecho el reporte. Es mejor en este momento.
Lo importante es que antes de que se cierre el año todo quede muy bien hecho, aunque la norma es clara y dice que el reporte se hace semanalmente.
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5- ¿En caso de una devolución parcial a un proveedor del exterior por daño de la mercancía debe elaborarse una nota de ajuste pero soportarse necesariamente con nota crédito del proveedor?
Si se recibió la mercancía en marzo y hubo daños hay que hacer la nota crédito para que quede en la contabilidad. Lo que hay que hacer es enviar la nota de ajuste a la DIAN del documento soporte.
6- La información exógena se reporta el NIT del exterior con el 444444001. ¿El documento electrónico con qué NIT se hace?
Se hace con el genérico.
7- ¿Qué servicios contratados en el exterior deben inscribirse previamente ante la DIAN y por qué?
Los contratos de asistencia técnica y de servicios técnicos que incluyan la entrega de manuales y/o documentación de carácter especializado, que acrediten la transferencia de conocimiento. En algunos casos, también los contratos de uso de patentes o licencias de marca con proveedores en el exterior.
La Reforma Tributaria modificó los términos, estableciendo que el registro se debe realizar dentro de los 6 meses siguientes a la suscripción del contrato, por primera vez. Cuando se realizan modificaciones al contrato, el término es de tres meses. Si no los reportamos, no podemos hacer la deducción en el pago del impuesto de renta.
Muchas empresas grandes tenían contratos de asistencia técnica y no reportaban los contratos a la DIAN. En algunos casos hay que reportar los contratos o licencias de marca con proveedores en el exterior. Para hacerlo tenemos que tener claro que el proveedor nos tiene que dejar un documento donde haya una transferencia de conocimiento.
Si el proveedor no deja el manual, no hay que reportarlo a la DIAN, aunque la entidad podría darse cuenta en algún requerimiento puntual. Así el proveedor esté en el exterior, la DIAN tiene la facultad de preguntarle si dejó manual. Básicamente se reportan todos los contratos donde el proveedor dejó algún manual con alguna transferencia de conocimiento.
8- Si la empresa tiene un representante en el exterior que cobra por consumos de restaurantes, taxis, etc. hay que emitir un documento soporte electrónico?
Este reembolso de gastos tiene que ir en el documento soporte pero a nombre de la empresa. Si no está a nombre de la empresa no lo puedo reportar y no lo puedo deducir.
9 ¿Cómo se hace el reporte del documento soporte electrónico a través del operador tecnológico?
Cuando se emite el documento soporte a través de Facturatech, la plataforma tiene todos los campos: TRM o cuánto cuesta en pesos este proveedor. No hay restricciones, y los paquetes más pequeños que van desde $70.000 tienen una vigencia de dos años para emitir con este requisito.
En cuanto a los documentos electrónicos, tenemos el buzón tributario con el que se puede emitir factura electrónica, y de una vez hacer las aceptaciones de los proveedores de las facturas que son a crédito.
MisiónPyme y Facturatech ofrecen a los empresarios las soluciones de facturación electrónica, nómina electrónica y documento soporte de nómina electrónica para que cumplan con las normas tributarias y puedan acceder tanto a deducciones como a descuentos en el pago de impuestos. Si estás interesado solicita una cotización aquí