En diciembre las empresas realizan actividades que afectan sus gastos de nómina, ocasionando errores en la generación de la nómina electrónica que pueden acarrear sanciones por parte de la DIAN o impactar su declaración de renta.
La temporada decembrina puede generar gastos adicionales de nómina en las empresas porque deben programar turnos de horas extra, contratar temporales y realizar el pago de primas y vacaciones a su personal.
En medio del ajetreo, muchas veces se cometen errores en la emisión de la nómina electrónica del mes porque no se tienen en cuenta algunos puntos clave para el envío de este documento a la DIAN.
Entre las consecuencias de no diligenciar correctamente la nómina electrónica están las sanciones monetarias que aplica la entidad a quienes envían este archivo omitiendo información o con datos errados, que puede ser del 4% sobre el total de la nómina o del 5% sobre el valor que se dejó de presentar ante la autoridad tributaria.
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Estos son los 3 errores más comunes que cometen las empresas cuando emiten su nómina de diciembre:
Liquidar parcialmente las vacaciones del personal:
Como una buena parte de los empleados inicia su periodo de vacaciones en diciembre y lo culmina en enero, muchas empresas liquidan en la nómina de diciembre solo los días que el empleado disfrutó en ese mes y dejan para la nómina de enero los días disfrutados en enero.
Según la líder de Soluciones Empresariales de Misiónpyme, Viviana Barbosa, las empresas deben liquidar en la nómina de diciembre la totalidad de los días de vacaciones que disfrutará el empleado, independientemente de si una parte de ellos los toma en enero.
Omitir en la nómina electrónica la información de dineros entregados a los empleados como regalo de navidad:
De acuerdo con la normatividad, este tipo de ‘regalos’ sí se deben incluir en la nómina electrónica del mes de diciembre para evitar riesgos de sanción.
La experta también señala que es clave incluir todos estos devengos en la nómina electrónica para poderlos descontar en la declaración de renta del próximo año. De lo contrario, ese gasto no tendrá soporte ante la DIAN.
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Liquidar mal la nómina del personal temporal:
Es frecuente que las áreas administrativas de las empresas omitan liquidar lo proporcional correspondiente a vacaciones, cesantías, intereses de cesantías, subsidio de transporte, si corresponde, primas y deducciones del personal que se vincula de manera temporal y directa por un periodo inferior a un mes.
Al respecto, vale la pena mencionar que la Corte Constitucional en la Sentencia C-078 de 2023, reconoció el derecho de los trabajadores de la construcción, vinculados por menos de un mes, a recibir lo proporcional de vacaciones y auxilio de cesantías, este pronunciamiento marca un antecedente en este punto para todos los trabajadores con contratos inferiores a un mes.
Por eso, Viviana recomienda tener en cuenta las fechas de ingreso y retiro de este personal para evitar incurrir en errores que pueden salir costosos.
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