Llegó la hora de pagar la prima. Así puedes diligenciarla en la nómina electrónica

19 de junio de 2023

Además de ser una obligación para todas las empresas, sin importar su tamaño o el número de trabajadores, la nómina electrónica se puede usar para soportar fiscalmente costos y deducciones en la declaración de renta.

El próximo 30 de junio vence el plazo para el pago de esta esta prestación social a la que tiene derecho todo trabajador vinculado con un contrato, sin considerar la duración del mismo. 

La prima corresponde a 30 días de salario y se realiza en dos pagos: uno a mitad de año, en la fecha ya mencionada, y el otro a más tardar en los primeros 20 días de diciembre. La liquidación se hace por todo el semestre trabajado o proporcionalmente al tiempo laborado (diario, semanal, quincenal o de tiempo completo), según el Ministerio del Trabajo. 

Además de ser una obligación para todas las empresas, sin importar su tamaño o el número de trabajadores, la nómina electrónica se puede usar para soportar fiscalmente costos y deducciones en la declaración de renta y en la del IVA cuando sea el caso.

Los primeros obligados a utilizar la nómina electrónica fueron los grandes contribuyentes desde diciembre de 2021, mientras que las pymes (de menos de 10 empleados) tuvieron plazo hasta mayo de 2022.

La nómina electrónica debe generarse y emitirse en los primeros 10 días de cada mes, atendiendo a las fechas del calendario establecido, independientemente de la periodicidad con la cual el sujeto obligado realice los pagos de nómina.

Para ello, el sujeto obligado deberá acumular la información con los valores devengados, deducidos de nómina y el valor total de la diferencia.

Para que la DIAN acepte las deducciones de los gastos de nómina, la empresa debe estar a paz y salvo por todo concepto: cesantías, intereses de cesantías, vacaciones, pagos a salud, ARL, caja de compensación, etc. y el contribuyente debe contar con los soportes electrónicos.

En el caso de las deducciones por pagos a contratistas, la empresa debe verificar la afiliación y el pago de las cotizaciones y aportes a la seguridad social, además de aplicar la retención en la fuente correspondiente.

Otros beneficios que trae el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica son:

  • Desmaterializar comprobantes fiscales para facilitar la consulta y trazabilidad.
  • Acceder a mejores servicios electrónicos: devoluciones automáticas y declaraciones sugeridas.
  • Mantener actualizada la información de costos, deducciones e impuestos descontables reportadas a la DIAN.
  • Eliminar trámites administrativos, como certificar los desprendibles de nómina de sus empleados a terceros interesados; ellos podrán verificarlos directamente en la DIAN.

Así se liquida el pago de la prima

Para determinar el monto del salario base se deben incluir las horas extras, recargos nocturnos, dominicales, festivos y el auxilio de transporte, si el trabajador gana hasta dos salarios mínimos. 

Para calcular el valor del salario base, se promedian de los pagos que ha recibido el empleado durante los 6 meses objeto de liquidación, o menos si la fracción a liquidar es inferior a los 6 meses, como es el caso del trabajador nuevo que a la fecha de liquidar la prima de servicios apenas lleva 1 o 2 meses de vinculación, o cuando el trabajador se retira. Así se liquida:

Valor del salario mensual x número de días trabajados (180) 

_______________________________________________________

                                 360 días 

Cuando los sueldos son variables, es decir, que se pagan comisiones o un porcentaje de ventas, hay que realizar el siguiente cálculo: 

Salario fijo + horas extras y comisiones + porcentaje de ventas  

____________________________________________________________ x 30

Número de días trabajados en el semestre 

La prima es inembargable excepto cuando existen deudas a favor de cooperativas de ahorro o de obligaciones alimentarias (Hasta el 50% del valor de la prestación).

De acuerdo con la DIAN, debes tener en cuenta:

  • El documento soporte pago de nómina y las notas de ajuste del mismo, deberán cumplir con las políticas de tratamiento de datos personales, dada naturaleza de información confidencial.
  • El período de conservación de los documentos de soporte de nómina y las notas de ajustes, será mínimo de cinco (5) años, contados a partir del 1o. de enero del año siguiente al de su elaboración.
  • Este documento se debe generar y transmitir para la validación de la DIAN, uno por cada para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados por parte del sujeto obligado (Empleador).
  • El sujeto obligado es aquel que requiera este documento como soporte de costos, gastos y deducciones.

Si tienes dudas sobre cómo realizar el registro para la expedición del Documento Soporte de Nómina Electrónica, ten en cuenta el siguiente video: 

Con la solución de nómina electrónica de Facturatech puedes liquidar la prima de tus trabajadores, cumpliendo con todos los requisitos que exige la Dian.

Cotiza aquí tu solución para emitir la nómina electrónica a tu medida.

compartir