El pasado fue un año de grandes cambios para las personas jurídicas gracias a la consolidación del ecosistema de facturación electrónica, que le permite a la DIAN hacer un chequeo 360 de las actividades de las empresas.
A diferencia de lo que ocurre con las personas naturales, todos los costos y gastos realizados por las empresas durante el período o año gravable son deducibles en el desarrollo de cualquier actividad productora de renta, siempre que tengan relación de causalidad.
Un ejemplo de ello es la vigencia, a partir del 1 de agosto de 2022, del documento de soporte electrónico con sujetos no obligados a facturar y que, por consiguiente no emiten factura, una disposición que obliga a las empresas a reportar todos los pagos con el fin de poder hacer las respectivas deducciones.
“Con los documentos electrónicos todo se reporta. Si una empresa no reporta información a la DIAN es un valor que no se puede deducir”, explica Viviana Barbosa, líder de soluciones empresariales de MisiónPyme.
Y es que con la consolidación del ecosistetema de facturación electrónica, la DIAN tiene la capacidad de hacer un chequeo 360 de todas las actividades de las empresas, que están obligadas a emitir la nómina y la factura electrónica.
“Si la empresa no emite la nómina electrónica a la DIAN, así la pague a los empleados y la seguridad social no puede deducirla de su declaración de renta”, explica Barbosa, y agrega que en ningún momento el documento equivalente podrá reemplazar a la factura si existe la obligación legal de expedirla.
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Según la DIAN, el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, deberá transmitirse para validación de la entidad, así:
1. En el momento en que se lleve a cabo cada una de las operaciones en las que se adquieran bienes y/o servicios a sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente.
2. A más tardar el último día hábil de la semana en la que se llevaron a cabo las operaciones acumuladas semanalmente, que se realicen con un mismo proveedor en las que se adquieran bienes y/o servicios con sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente.
¿Cuáles son los requisitos?
Según lo indicado en la Resolución 000167 de 2021 los requisitos son los siguientes:
1. Estar denominado expresamente como “Documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar”.
2. Tener la fecha de la operación que debe corresponder a la fecha de generación del documento.
3. Contener los apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio. Tratándose de contratos suscritos con los no residentes fiscales en Colombia no inscritos en el Registro Único Tributario -RUT, el requisito del NIT, se entenderá cumplido con la identificación otorgada en el país de origen del no residente.
4. Contener los apellidos y nombre o razón social y NIT del adquiriente de los bienes y/o servicios.
5. Llevar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de documento soporte incluyendo el número, rango y vigencia autorizado por la DIAN.
6. Tener la descripción específica del bien o del servicio prestado.
7. Detallar el valor total de la operación.
8. Incluir la firma del emisor del documento soporte al momento de la generación, de acuerdo con las normas vigentes y con la política de firma que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas – DIAN.
9. Utilizar el formato electrónico de generación que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.
10. El Código único de documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente- CUDS.
¿Qué hacer si se presentan inconvenientes tecnológicos?
Inconvenientes tecnológicos por parte de la DIAN
Si al momento de la transmisión de la información del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajuste, se presentan inconvenientes tecnológicos que impiden la transmisión de la información para la validación, el sujeto dispone de un plazo máximo de 48 horas, contadas a partir del día siguiente al que se restablezca el servicio informático electrónico.
Inconvenientes tecnológicos por parte del sujeto
Si se presentan inconvenientes tecnológicos por parte del sujeto, que impiden la transmisión de la información, este deberá transmitir los citados documentos en un plazo máximo de 48 horas, contadas a partir del día siguiente en que se supere el inconveniente tecnológico, dejando los soportes del inconveniente presentado, para cuando la administración tributaria los requiera.